Bij de notaris

Al eeuwen gaan mensen naar een notaris voor het vastleggen van afspraken. Denk aan huwelijkse voorwaarden, testamenten, boedelbeschrijvingen, akten van verkoop, hypotheken en contracten. Allerlei belangrijke zaken voor het dagelijkse leven van je voorouders vind je terug in de notariële archieven.

Notarissen zijn onafhankelijk en leggen allerlei zaken vast die een juridisch karakter hebben en voornamelijk te maken hebben met het familie‑, erf‑ en vermogensrecht. Het kan één persoon betreffen, maar ook twee of meer.

Zoeken in Zeeuwen Gezocht

In Zeeuwen Gezocht zijn persoonsnamen uit notariële akten opgenomen.

Geschiedenis notariaat

Het ambt van notaris kwam al in de Middeleeuwen voor. Van de middeleeuwse akten is in Zeeland niets meer bewaard gebleven. Dit is mede te wijten aan het feit dat ze vrijwel altijd in enkelvoud werden opgemaakt.

Keizer Karel V bepaalde in 1531 dat alle Zeeuwse notarissen door het Hof van Holland en Zeeland in Den Haag moesten worden geadmitteerd (toegelaten) voordat zij hun ambt mochten uitoefenen. Enkele jaren later vaardigde Karel V ook voorschriften uit die de interne gang van zaken bij een notariskantoor regelden. Het bijhouden van een register van akten ‑ het protocol ‑ werd verplicht, evenals het nauwkeurig vermelden van persoonsgegevens.

Na de inlijving bij Frankrijk werd in 1811 het notariaat op Franse leest geschoeid. Zeeuws‑Vlaanderen en Vlissingen waren al in respectievelijk 1796 en 1808 voorgegaan. Notarissen namen vanaf die tijd taken van het plaatselijk gerecht (de schepenbank) over.

Notariële akten

Het archief van een notaris bestaat voornamelijk uit protocollen oftewel samengebonden originele akten, ook bekend als de minuutakten.

Voorafgaand aan de Franse tijd bevatten de notarisprotocollen voornamelijk:

• testamenten
• akten van huwelijkse voorwaarden
• verklaringen
• verkoopvoorwaarden inzake onroerend goed

Vanaf 1811 bevatten de notarisprotocollen óók:

• akten van transport of overdracht van onroerend goed
• schenkingen
• schuldbekentenissen
• boedelinventarissen
• boedelscheidingen
• processen‑verbaal van publieke veilingen

De akten worden ondertekend door de beide partijen of door degene die ten behoeve van zijn nalatenschap ten overstaan van de notaris de akte laat opmaken.

Voor zijn cliënten maakt de notaris een afschrift van de minuut, de grosse genoemd.

Niet van alle akten bewaart de notaris het origineel. Uitgezonderd van de verplichting tot bewaring zijn de zogenaamde in brevet opgemaakte akten. Dit zijn minder belangrijke akten, zoals volmachten, verklaringen van eigendom, kwitanties en akten van huwelijkstoestemming. De akten van huwelijkstoestemming zijn terug te vinden in de bijlagen bij de huwelijksakte.

De notarissen hielden voornamelijk kantoor in de steden en in grotere dorpen.

De oudst bewaard gebleven notariële archieven in Zeeland zijn die van Goes (vanaf 1562).

Vanaf 1811 worden de door de notarissen bewaarde protocollen na diens overlijden of pensioen door de opvolger overgenomen. Deze is bij wet verplicht de stukken van zijn voorganger die ouder zijn dan 30 jaar over te brengen naar een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats bij de betreffende arrondissementsrechtbank. Eén notaris, de notarisbewaarder, treedt op als beheerder van deze archieven.

Als de notariële archieven 75 jaar oud zijn, dienen ze volgens de Archiefwet te worden overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats. In Zeeland is dat het Zeeuws Archief. Daarmee worden ze openbaar voor het publiek, met uitzondering van de testamenten die door een wijziging van de Wet op het Notarisambt pas na 100 jaar openbaar zijn.

De notarisbewaarder kan in bepaalde gevallen de openbaarheidsbeperking opheffen. Dat geldt bijvoorbeeld bij het overlijden van de persoon die het testament heeft opgemaakt of in geval van bloedverwantschap. Zo’n verzoek tot ontheffing moet altijd schriftelijk worden ingediend bij de notarisbewaarder. Voor de inzage van notarisarchieven jonger dan 75 jaar geldt dezelfde procedure.

De meest voorkomende akten in de notariële archieven zijn:

Testament

Testamenten werden opgemaakt om te voorkomen dat het bezit van een overledene werd verdeeld volgens het geldende erfrecht. Door een uiterste wilsbeschikking of testament te maken kon daar van afgeweken worden.

In een testament zijn diverse bepalingen opgenomen over:

• benoeming van de erfgenamen
• toekenning van legaten
• benoeming van executeur‑testamentair
• benoeming van voogden over minderjarige erfgenamen

Voorbeeld Op 8 juli 1769 laten Cornelis Bevelander en zijn vrouw Jannetje van der Stel uit Oud‑Vossemeer een testament opmaken bij notaris Wouter Cornelis de Wit te Tholen. Zij zijn op 13 december 1764 getrouwd en herroepen hun eerder opgemaakte testament. De testateur en testatrice, zoals het echtpaar in notariële termen wordt genoemd, laten het volgende vastleggen:
De man laat na zijn dood na (legateert) een bedrag van 2 gulden en 12 stuivers (dat is een Zeeuwse rijksdaalder) aan de diaconie‑armen van Oud‑Vossemeer.
Als erfgenamen wijst hij aan de kinderen uit zijn eerste huwelijk (met Pieternella van den Oudendijck), de kinderen uit zijn huidige huwelijk en zijn vrouw.
Als bij zijn overlijden de kinderen nog geen 18 jaar zijn moet zijn vrouw ook zijn ‘voorkinderen’ onderhouden.
Als de voorkinderen bij zijn overlijden al meerderjarig zouden zijn, dan mag Jannetje op de boerderij blijven wonen en moet zij hiervoor aan de kinderen uit het eerste huwelijk betalen.
Jannetje op haar beurt laat ook vastleggen dat zij 2 gulden en 12 stuivers aan de diaconie‑armen van Oud‑Vossemeer legateert
en dat als zij komt te overlijden, terwijl haar kinderen nog minderjarig zijn, haar man voor hen zal zorgen tot hun 20ste levensjaar om ze de mogelijkheid te geven te leren lezen en schrijven en een vak te leren.
Gemeentearchief Tholen, Rechterlijk Archief Zeeuwse Eilanden, inv.nr 5236.

Huwelijkse voorwaarden

Akten van huwelijkse voorwaarden werden opgemaakt bij het aangaan van een huwelijk. Ze gaven de mogelijkheid om in afwijking van het heersende erfrecht nadere afspraken te maken.

Zij werden opgesteld kort voor de ondertrouw of in de periode tussen de ondertrouw en het huwelijk. Bij het opstellen van de huwelijkse voorwaarden werden bruidegom en bruid geassisteerd door ouders of andere familieleden die hiervoor hun toestemming moesten geven.

De akte bevat meestal een opsomming van het ingebrachte bezit en bepalingen omtrent de langstlevende.

Van de akten opgemaakt na 1 oktober 1838 is een afschrift te vinden in de archieven van arrondissementsrechtbanken.

Boedelscheiding

Als er na iemands overlijden meerdere erfgenamen zijn, moet de erfenis worden verdeeld. De boedel moet worden gescheiden, maar daarvoor moet deze eerst zijn beschreven.

Boedelbeschrijvingen en ‑scheidingen door een notaris zijn verplicht als een van de erfgenamen afwezig is of onder voogdij of curatele staat. Dat is dus altijd het geval als er minderjarige kinderen zijn.

In boedelbeschrijvingen wordt meestal gedetailleerd opgesomd wat er in het sterfhuis aanwezig was.

Overdracht van onroerend goed

De notaris hield zich vanaf 1811 ook met de overdracht van eigendom op onroerend goed bezig. De notariële akten van overdracht van onroerende goederen zijn afgeschreven in de registers van overschrijvingen (hypotheekregisters no. 4), te vinden in het archief van Hypotheekbewaarders.

In Zeeuwen Gezocht zijn de namen van Walchernaren opgenomen die in de periode 1812-1837 betrokken zijn geweest bij de (ver)koop van onroerende goederen. De gegevens zijn afkomstig uit [de dubbelen van de repertoria op?] de notariële akten van transport van onroerende goederen op Walcheren.

Onderzoek doen in het Zeeuws Archief

De Zeeuwse notariële archieven tot en met 1925 liggen in de bewaarplaats van het Zeeuws Archief, met uitzondering van de notarisarchieven die zijn overgedragen aan de gemeentearchieven.

Bij het Zeeuws Archief zijn de dubbelen van de repertoria van alle Zeeuwse notarissen (na 1811) te raadplegen. Deze zijn te vinden onder de rubriek ‘gedeponeerde stukken’ in de inventarissen van de archieven van de rechtbanken van eerste aanleg (1811‑1838) en de archieven van de arrondissementsrechtbanken (1838‑1939). In die dubbele repertoria tref je een korte samenvatting van notariële akten met vermelding van de partijen aan.

De archieven van notarissen werkzaam in de gemeente Middelburg over de periode 1811‑1842 zijn in mei 1940 verloren gegaan. De dubbele repertoria van deze notarissen in het archief van de rechtbank van Middelburg zijn een gedeeltelijke vervanging. In Zeeuwen Gezocht zijn de namen van Walchernaren opgenomen die in de periode 1812-1837 betrokken zijn geweest bij de (ver)koop van onroerende goederen. De gegevens zijn afkomstig uit [de dubbelen van de repertoria op?] de notariële akten van transport van onroerende goederen op Walcheren.

Vaststellen welke notaris

Eerst moet je vaststellen voor welke notaris een akte is gepasseerd. In de studiezaal van het Zeeuws Archief kun je het Overzicht van de notarissen in Zeeland, 1528‑1915 raadplegen. Zeeuws Archief, GIDS 11. Daarin kom je te weten welke notaris waar gevestigd was.

Notariële akten tot 1811

De toegankelijkheid van de notariële archieven vóór 1811 is moeilijker dan die erna. In Zeeland zijn de oude notariële archieven in de regel niet geïndexeerd. Nog slechts incidenteel zijn achteraf door archiefdiensten of particulieren nadere toegangen gemaakt. Enkele vóór 1811 (1796) opgemaakte protocollen kennen een eigentijdse index, meestal op voornamen. Getuigen werden nooit in de index opgenomen. Vaak zit er voor de onderzoeker niets anders op dan het gehele register door te nemen. Dit kan vrij snel, omdat de namen van de betrokken partijen in de eerste regels van de akten staan vermeld en de handtekeningen onderaan.

Notariële akten vanaf 1811

De notariële archieven uit de 19e en 20e eeuw zijn beter toegankelijk met behulp van repertoires of repertoria. Dit zijn chronologisch opgestelde lijsten. De notarissen waren verplicht deze aan te leggen.

In het repertorium is van elke akte aangegeven:

• volgnummer
• datum
• soort akte
• belanghebbenden
• verkorte inhoud
• kadastrale aanduiding van de onroerende goederen (vanaf 1833)
• eventueel verwijzingen naar andere akten

Om een testament te kunnen vinden moet je eerst weten welke notaris de akte heeft opgemaakt. De naam en standplaats van de notaris zijn te vinden in de memorie van successie of in het Centraal Testamentenregister.

Memories van successie zijn vanaf 1818 door de Inspecteur der Registratie en Successie opgemaakte akten met:

• de verdeling van het vermogen van de overledene over de erfgenamen
• de vermelding van de successiebelasting waarvoor de erfgenamen eventueel worden aangeslagen als zij geen erfgenamen in de rechte lijn zijn

In de memorie staat altijd vermeld of de overledene een testament heeft laten opmaken, bij welke notaris en wanneer.

Centraal Testamentenregister

Het Centraal Testamentenregister bevat gegevens over testamenten die in de periode 1890‑1973 zijn opgemaakt. De testateurs die in het systeem zijn opgenomen zijn geboren in de periode 1793‑1954 en overleden tussen 1918‑1973. Genoemd worden de datum en het nummer van de akte en de naam en de standplaats van de notaris. Voor gegevens uit het testamentenregister kun je  schriftelijk terecht bij het Nationaal Archief in Den Haag.

Het Centraal Bureau voor Genealogie beschikt over een gedeelte van het testamentenregister op microfiche. Over dit onderwerp is bij het CBG een informatieblad beschikbaar (ook op de website).

Als je bij je onderzoek merkt dat een van je voorouders een huis heeft verkocht, maar je weet niet welke notaris hierbij is ingeschakeld, dan kun je gebruik maken van de registers van overschrijving die zijn opgemaakt door de Dienst van het Kadaster en de Openbare Registers (KADOR) die nu bij het Zeeuws Archief berusten.