Waterschap Scheldestromen sluit aan bij Zeeuws e-Depot

Toine Poppelaars, dijkgraaf van het Waterschap Scheldestromen, en Hannie Kool-Blokland, directeur van het Zeeuws Archief, hebben woensdag 5 juli 2023 een dienstverleningsovereenkomst e-Depot getekend. Hiermee kiest het waterschap Scheldestromen officieel voor aansluiting bij het Zeeuws e-Depot. Daarmee gaat het Zeeuws Archief behalve de analoge, ook de digitale archieven van het waterschap beheren.

Hannie Kool-Blokland: ‘Deze stap is belangrijk voor de toekomst van het informatiebeheer van Waterschap Scheldestromen, maar ook voor het Zeeuws Archief om deze archieven beschikbaar te kunnen stellen voor onderzoek.’

Toine Poppelaars: ‘Het beheren van het digitale archief is bijzonder specialistisch werk, waarbij het ook voor een grote organisatie als Waterschap Scheldestromen goed is om te kunnen vertrouwen op de expertise van het Zeeuws Archief. De langdurige verbintenis die het Waterschap Scheldestromen heeft met het Zeeuws Archief is hiermee nog intensiever geworden.’

Samenwerking

De analoge archieven van het Waterschap Scheldestromen en de voorgangers daarvan zijn sinds 2019 in beheer van het Zeeuws Archief. In maart 2023 zijn nog een aantal Zeeuws-Vlaamse waterschapsarchieven – waaronder De Drie Ambachten, Het Vrije van Sluis, Hulsterambacht – formeel naar het Zeeuws Archief overgebracht.

Het waterschap werkt echter al jaren digitaal en beheert veel data. Deels betreft het data waar dagelijks mee wordt gewerkt. Deels betreft het informatie die moet worden overgebracht. Het aansluittraject voor digitaal archief start nu met het inventariseren welke archieven gereed kunnen worden gemaakt voor overbrenging naar het Zeeuws e-Depot.

Naast het beheren van informatie houdt het Zeeuws Archief toezicht op de actuele informatiehuishouding van het waterschap.

Zeeuws e-Depot

Een e-depot is een voorziening waarin digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor de lange termijn toegankelijk gehouden. In het Zeeuws e-Depot is de informatie altijd in originele staat terug te vinden. De opgenomen bestanden worden permanent gecontroleerd, actief beheerd ofwel gepreserveerd (zo nodig omgezet naar andere formaten zodat ze leesbaar blijven) en beschikbaar gesteld aan iedereen die daarvoor is geautoriseerd.

Op dit moment zijn behalve het Waterschap Scheldestromen aangesloten bij het Zeeuws e-Depot: de Provincie Zeeland en de gemeenten Veere, Tholen, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Middelburg. Alle Zeeuwse gemeenten hebben de intentie om op termijn ook aan te sluiten.