Meerjarenbeleidsprogramma Zeeuws Archief 2025-2028

Inleiding

Elke tijd stelt zijn eigen vragen. Het archief is in al die tijden de plek waar mensen terecht kunnen. Bronnen geven informatie, die ondersteunend kan zijn aan wat we al weten of daar juist volledig tegenin gaat. De burger wil de informatie snel, volledig en in context tot zich nemen. Dat gebeurt door een fysiek bezoek aan het archief te brengen en in steeds grotere mate online. De afgelopen beleidsperiode zagen we het bezoek aan de studiezalen stabiliseren, terwijl de online bezoeker ons steeds beter wist te vinden. De digitaliseringsprojecten die we uitvoerden, droegen voor een belangrijk deel bij aan die online groei, net als de mogelijkheid om op verzoek archiefstukken te laten digitaliseren. We bouwden aan ons eigen Zeeuws e-Depot en een groot deel van de Zeeuwse overheden is nu klaar om digitaal gevormde archieven bij ons onder te brengen.

De trend van online groei zal de komende vier jaar alleen maar doorzetten. De verwachting is dat in 2026 de nieuwe Archiefwet in werking zal gaan. Dat heeft gevolgen voor hoe we ons werk uitvoeren. De online bezoeker krijgt met de nieuwe wet het recht om, naast historische informatie, ook toegang te krijgen tot recenter gevormd archief. Dat is belangrijk om een transparante overheid te waarborgen. Het vraagt echter ook om nieuwe vaardigheden bij zowel het Zeeuws Archief als de aangesloten overheden.

De bezoeker wil niet alleen sneller toegang krijgen tot informatie, maar ook meer weten over de inhoud van stukken. Nieuwe technieken kunnen helpen bij het inventariseren en toegankelijk maken van archiefstukken. De afgelopen beleidsperiode zijn er diverse proeven uitgevoerd met linked open data (LOD) en het doorzoekbaar maken van handgeschreven en gedrukte archiefstukken. De komende beleidsperiode maken we een visie op deze technieken. We bekijken hoe we de technieken in kunnen zetten ten dienste van de online bezoeker, bijvoorbeeld door gebruik te maken van kunstmatige intelligentie en data science.

Met het ingaan van de nieuwe Archiefwet treedt de rijksoverheid uit de gemeenschappelijke regeling (GR). Dat heeft bestuurlijke gevolgen voor het Zeeuws Archief. Er treden meer overheden toe tot de GR zodat er een breed bestuurlijk draagvlak blijft.

Profiel

Het Zeeuws Archief is het Regionaal Historisch Centrum (RHC) voor Zeeland. We beheren en bewaren de archieven van Zeeland en de Zeeuwen en stellen die beschikbaar.

In totaal beheren we ongeveer 34 kilometer aan papieren archief. We beheren de rijksarchieven van Zeeland en de archieven van de gemeenten Kapelle, Middelburg, Schouwen-Duiveland, Terneuzen, Veere en Vlissingen, de Provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen. Ook beheren we de archieven van maatschappelijke organisaties, bedrijven en families in Zeeland.

Overheden maken alleen nog maar digitaal archief aan. Daarom sluit een groeiend aantal overheden zich aan bij het Zeeuws e-Depot. We bewaren de digitaal gevormde archieven van de gemeenten Middelburg, Schouwen-Duiveland, Terneuzen, Tholen, Veere en Vlissingen, de Provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen.

Kerntaken

1. Informatiebeheer
   We beheren informatie van Zeeuwse overheden en stellen die beschikbaar.
2. Collectiebeheer en cultuurhistorie
   We verwerven en beheren historische en actuele archieven en collecties.
3. Publieksbereik
   We stellen archieven beschikbaar aan iedereen die daar gebruik van wil maken.
4. Inspectie en advies
   We houden toezicht op het informatiebeheer door de Zeeuwse overheden en adviseren hierover.
5. Externe oriëntatie
   We zijn naar buiten gericht en werken samen met andere organisaties en partijen.

Locaties

Het Zeeuws Archief kent drie locaties die voor het publiek te bezoeken zijn. Het hoofdkantoor staat aan het Hofplein in Middelburg en bestaat uit een oud en nieuw gedeelte. In het achttiende-eeuwse Van de Perrehuis werkt een groot deel van de medewerkers en is de expositie te bezoeken. In de in 2000 aangebouwde vleugel is het bezoekerscentrum te vinden. Hier bevinden zich onder meer de studiezaal, de drie depots en het informatiecentrum. Verder kan de bezoeker ook in de studiezalen in Zierikzee en – op afspraak – in Terneuzen terecht. Ook deze locaties hebben ieder een eigen depot. Ook in Vlissingen bevindt zich nog een depot.

Missie en visie

Missie

Het Zeeuws Archief beheert en bewaart de analoge en digitale archieven en collecties van overheden, particulieren en bedrijven in Zeeland. Het Zeeuws Archief is dé expert in het bieden van opslag, authenticiteit en toegankelijkheid in de fysieke depots en het Zeeuws e-Depot. Het Zeeuws Archief verbindt mensen binnen en buiten Zeeland met de archieven en collecties, door verhalen te vertellen over de Zeeuwse geschiedenis. De kernwaarden van het Zeeuws Archief zijn toegankelijk, betrokken en betrouwbaar.

Visie

Verbinden, inspireren en perspectief bieden
Het Zeeuws Archief legt de verbinding tussen archieven en mensen, zowel individuen als organisaties. Voor overheidsorganisaties en bedrijven biedt het Zeeuws Archief met het Zeeuws e-Depot perspectief voor de toekomst van duurzaam digitaal informatiebeheer en bouwt het verder aan het Zeeuws e-Depot. Het Zeeuws Archief inspireert met zijn archieven en collecties inwoners binnen en buiten Zeeland. Met bronnen over het verleden biedt het Zeeuws Archief verdieping voor het actuele debat.

Onze doelen voor 2025-2028

1. Duurzaam bewaren, veilig beheren
2. Vinden wat je zoekt
3. Meer van en voor de Zeeuwen
4. Een stabiele organisatie: nu en in de toekomst

1. Duurzaam bewaren, veilig beheren

Archieven op de juiste manier bewaren, beheren en beschikbaar stellen. Dat is onze expertise. Digitale en analoge informatie slaan we zo op dat de authenticiteit, veiligheid en toegankelijk gewaarborgd zijn. Die duurzame toegankelijkheid begint al bij het vormen van archieven door overheden en particulieren. We helpen ook de komende beleidsperiode bij hun (digitale) informatiebeheer.

Zeeuws e-Depot

Het duurzaam beheer van digitale informatie vraagt om specialistische kennis en innovatieve oplossingen. Digitale duurzaamheid begint bij de vorming van digitale archieven. Steeds meer Zeeuwse overheden kiezen ervoor om hun digitaal gevormd archief bij het Zeeuws Archief onder te brengen. Het Zeeuws Archief biedt voor de digitale archieven een eigen Zeeuws e-Depot. We ondersteunen de overheden bij de inrichting van hun informatiesystemen. Overheden kunnen gebruiken maken van dé centrale plek voor langdurig beheer en beschikbaarstelling van hun digitaal gevormde archieven. Door preservering blijven ook deze archieven voor de lange termijn in topconditie. De komende beleidsperiode onderscheiden we twee hoofdrichtingen: het Zeeuws e-Depot als instrument en de aansluittrajecten met de overheden.

De komende periode ontwikkelen we het Zeeuws e-Depot verder. Dat betekent dat we de gehele beleidsperiode digitaal gevormd archiefmateriaal van onze overheden in het Zeeuws e-Depot onderbrengen. We zetten in op het raadplegen van digitale archieven, voor de overheden en het brede publiek. Daarnaast zorgen we ervoor dat ook de scans van papieren archieven via het e-Depot raadpleegbaar zijn. Samen met de overheden onderzoeken we hoe het Zeeuws e-Depot ingezet kan worden als publicatieplatform voor de Wet Open Overheid (WOO).

De ontwikkelingen gaan snel en onze ambitie blijft: alle vijftien Zeeuwse overheden aansluiten op het Zeeuws e-Depot, zoals de Zeeuwse overheden dat zelf hebben aangegeven in hun intentieverklaring. In 2028 realiseren we deze ambitie; dan is iedere Zeeuwse overheid aangesloten op het Zeeuws e-Depot. Een aansluiting vraagt een intensieve samenwerking tussen de betreffende overheid en het Zeeuws Archief. Er gaat een complex traject van start voordat er digitale informatie in het e-Depot opgenomen kan worden. Samen met de afzonderlijke overheden volgen we het door het Zeeuws Archief ontwikkelde 10-stappenplan. We werken samen met de overheden bij het op orde brengen van hun digitale archieven. Daarnaast maken we de stap naar het aansluiten van gemeenschappelijke regelingen en het onderbrengen van archieven van onder andere bedrijven, particulieren en stichtingen in het Zeeuws e-Depot.

In deze ontwikkelingen blijven we samenwerken met het Nationaal Archief en andere RHC’s en archiefinstellingen. We participeren actief in landelijke werkgroepen en platforms, zoals het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) en de Dutch User Group van Preservica.

Dit hebben we in 2028 bereikt:

• Digitaal gevormd archief is ondergebracht in het e-Depot.
• Digitaal gevormd archief is raadpleegbaar voor overheden en burgers.
• Alle gedigitaliseerde archieven en collecties stellen we beschikbaar vanuit het Zeeuws e-Depot.
• Alle vijftien Zeeuwse overheden zijn aangesloten.
• Er zijn vijf gemeenschappelijke regelingen aangesloten.
• Er is duidelijkheid over het Zeeuws e-Depot als publicatieplatform voor de Wet Open Overheid (WOO)

Inspecteren en adviseren

Een betrouwbare overheid heeft haar informatiebeheer op orde, zowel op papier als digitaal. De Archiefwet verplicht de overheid daartoe. Het Zeeuws Archief houdt toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de aangesloten overheden. We voeren daarom op regelmatige basis inspecties uit bij alle overheden die aangesloten zijn bij het Zeeuws Archief. Ook adviseren we overheden over de eisen die gesteld worden aan de inrichting van hun informatiehuishouding. De overheden werken inmiddels volledig digitaal, maar de komende jaren worden nog wel analoge archieven overgebracht. In onze inspectie en advisering vormt de archivering van en omgang met digitaal gevormd archief het uitgangspunt.

De inspectie die we uitvoeren is bij iedere overheid en GR in grote lijnen hetzelfde. Toch kan de manier waarop we dit doen verschillen. Door tactische en strategische informatieoverleggen blijven we op de hoogte van het informatiebeheer van de aangesloten overheden en kunnen we meedenken waar dat nodig is. We hanteren hiervoor een driejarige cyclus, die bestaat uit een integrale inspectie, deel- of thema-inspecties en de opvolging daarvan. Zo weten de overheden wat ze van ons kunnen verwachten. Bij thema-inspecties beoordelen we meerdere overheden op dezelfde thema’s en doen we algemene aanbevelingen die betrekking hebben op een specifiek deel van de informatiehuishouding. Met de nieuwe Archiefwet verschuift de overbrengingstermijn van archieven van twintig naar tien jaar. We continueren de werkwijze waarbij overheidsarchieven na de overbrengingsperiode worden geacquireerd.

De afgelopen periode is er een landelijke handreiking ontwikkeld voor de overheden voor het aanwijzen van hotspots. We adviseren bij het aanwijzen van een hotspot. Dat betekent dat alle informatie over het betreffende onderwerp op een duurzame manier moet worden bewaard. Er moet in dat geval onder meer sprake zijn van een gebeurtenis die voor veel maatschappelijke beroering zorgt of die aanleiding geeft voor een intensief publiek debat. Bovendien moeten deze hotspots niet al volledig in de reguliere bewaring opgenomen zijn.

Door regelmatig overleg blijft er wederzijdse betrokkenheid. De komende periode zetten we de eerder ingezette lijn van relatiemanagement verder voort. We blijven onze overheden actief informeren over (landelijke) ontwikkelingen, bijvoorbeeld over de invoering van de nieuwe Archiefwet en de gevolgen hiervan voor de digitale archiefvorming. We stimuleren kennisdeling door voorlichtingsbijeenkomsten te organiseren en maken handreikingen over onderwerpen als selectie & vernietiging en migratie van informatie.

Dit hebben we in 2028 bereikt:

• We organiseerden jaarlijks een kennissessie voor partners.
• We leverden per aangesloten overheid rapporten op basis van een driejarige cyclus.
• We hebben vier handreikingen ontwikkeld voor de aangesloten overheden.

Digitalisering

Een archiefstuk bestaat in de ogen van het publiek pas als het digitaal beschikbaar is. Digitaliseren is niet alleen het maken van een scan op hoge kwaliteit, maar ook het voorbereiden van het digitaliseren en het toegankelijk maken van de scans in het collectiebeheersysteem. Het digitaliseren gebeurt op drie manieren:

• Scannen op verzoek
  Voor iedereen die archieven online willen raadplegen.
• Digitaliseren op projectbasis
  Archieven die veel geraadpleegd worden of vanwege de actualiteit in de aandacht komen te staan en aansluiten bij de thema’s, afkomstig uit de Strategische Investeringsagenda.
• Digitaliseren met Metamorfoze
  Bijzondere digitaliseringsprojecten voeren we uit met Metamorfoze, het nationaal programma voor het behoud van papieren erfgoed.

De toenemende vraag naar gedigitaliseerd archiefmateriaal is terug te zien in de manier waarop we digitaliseren. De komende periode kijken we hoe we de interne werkprocessen efficiënter en effectiever kunnen organiseren om aan deze vraag te voldoen.

Dit hebben we in 2028 bereikt:

• We hebben onze interne werkprocessen efficiënter en effectiever georganiseerd.
• We hebben eigen digitaliseringsprojecten benoemd die we baseren op de vraag vanuit de (online) bezoeker en aansluiten bij de thema’s.
• We vroegen drie Metamorfozeprojecten aan, waaronder twee die betrekking hebben op de Delta Archieven.

Restauratie en behoud

De afdeling Restauratie en Behoud vervult een belangrijke rol in het digitaliseringsproces. In ons eigen restauratieatelier conserveren en restaureren we archiefstukken. Dat doen we voor de digitaliseringsverzoeken van online bezoekers, maar ook voor de projecten die we uitvoeren in het kader van Metamorfoze en de digitaliseringen op projectbasis. Verder bewaken we de depothygiëne, (her)verpakken we archieven en dragen we zorg voor de collectiehulpverlening.

Acquisitie

Naast overheidsarchieven beheren we ook particuliere archieven. Het gaat hierbij om archieven van bedrijven, verenigingen, stichtingen, families en kerken. Dit soort organisaties is niet verplicht om archief onder te brengen bij het Zeeuws Archief. De particuliere archieven documenteren de Zeeuwse samenleving echter op een andere manier dan we die vinden in overheidsarchieven. Ze completeren ons Zeeuwse geheugen en zijn daarom onmisbaar.

De komende beleidsperiode passen we een nieuwe werkwijze toe in het acquireren van particuliere archieven, die we in de vorige periode al in gang hebben gezet. We benaderen organisaties en particulieren actief in het verwerven van archieven. In een samenleving waarin maatschappelijke initiatieven vaak een beperkte looptijd hebben, is het niet vanzelfsprekend meer dat er op de gebruikelijke manier archief wordt gevormd. Er blijft weliswaar ruimte voor passieve acquisitie, maar het gaat dan om kleine aanwinsten die kritisch worden beoordeeld voordat ze opgenomen worden in de collectie.

Door een domeinanalyse en een daaruit voortkomende acquisitielijst bepalen we welke archieven er missen en hoe de verdeling in regionaal opzicht is. In de domeinanalyse verdelen we de aanwezige archieven over sector en regio, bijvoorbeeld landbouw en visserij. Met deze resultaten wordt de acquisitielijst bepaald, waar we vervolgens actief mee aan de slag gaan.

In de voorlichting richting (potentiële) particuliere archiefvormers benadrukken we het belang van digitaal gevormd archief. De digitale context is vluchtig en de kans is groter dat informatie onleesbaar of onbruikbaar is. We adviseren over duurzame toegankelijkheid en bieden handleidingen aan. Daarmee vergroten we de kans dat de informatie nog bruikbaar is bij overbrenging.

Dit hebben we in 2028 bereikt:

• Onze domeinanalyse is uitgevoerd, waardoor duidelijk is welke hiaten er in onze collectie aanwezig zijn.
• Als vervolg op de domeinanalyse is er een acquisitielijst opgesteld, die periodiek wordt geactualiseerd.
• We hebben voorlichting gegeven aan (potentiële) particuliere archiefvormers.

2. Vinden wat je zoekt

Online onderzoek doen en informatie verzamelen zijn niet meer weg te denken uit ons leven. Ook bij het Zeeuws Archief groeit het online bezoek. Archieven worden meer en meer digitaal geraadpleegd en er wordt steeds meer digitaal gevormd archief opgenomen. De burger heeft het recht om ook die informatie op een geordende en gestructureerde manier aan te treffen. Met die groei is er ook de behoefte aan een nieuwe manier van informatie zoeken en vinden. Informatie moet sneller, makkelijker en in samenhang met andere kennis gepresenteerd worden. De komende periode zetten we daarom een grote stap vooruit. Nieuwe technieken zijn daarbij onmisbaar.

De online bezoeker centraal

Omdat de online bezoeker informatie sneller, makkelijker en in samenhang wil raadplegen, beweegt het Zeeuws Archief mee in de manier waarop die informatie beschikbaar wordt gesteld. De komende beleidsperiode gaan we op zoek naar hoe het Zeeuws Archief invulling geeft aan de ambities zoals die benoemd worden in de whitepaper Het archief als nutsvoorziening. Van centrale naar verdeelstation van de KVAN en welke technische implicaties deze ambities hebben.

Daarnaast willen we aan het einde van de beleidsperiode een nieuwe beschrijvingsstandaard geïmplementeerd hebben. Zo kunnen we nu en in de toekomst zowel de analoge als digitaal gevormde archieven op een goede manier ontsluiten. De nieuwe manier van beschrijven moet helpen bij het toepassen van linked open data (LOD). Met LOD kunnen archieven en collecties onderling met elkaar verbonden én beter gevonden worden – ook met de bronnen van andere archiefinstellingen. De afgelopen beleidsperiode hebben we hier een aantal pilots mee gedaan.

In deze ontwikkelingen houden we oog voor het bieden van authenticiteit en context bij het presenteren van informatie. Een archief is namelijk niet alleen een verdeelstation van informatie, maar primair de plek waar de burger context krijgt.

Nader toegankelijk met nieuwe technieken

De wens van de online bezoeker heeft gevolgen voor de manier waarop we onze bronnen online ontsluiten. Een archiefstuk kan gedigitaliseerd zijn, maar de bezoeker wil de informatie uit het stuk kunnen gebruiken en doorzoeken. Nieuwe technieken kunnen helpen bij het voldoen aan verwachtingen van de online bezoeker. We bekijken hoe we technieken als Optical Character Recognition (OCR), Handwritten Tekst Recognition (HTR) en kunstmatige intelligentie (AI) in kunnen zetten.

Tekst

De afgelopen jaren hebben we de eerste stappen gezet in het leesbaar maken van handgeschreven en gedrukte teksten. Met automatische handschrift- en tekstherkenning is het mogelijk om op woordniveau een tekst te doorzoeken. We willen inspelen op de wensen van het publiek door elk nieuw gedigitaliseerde stuk vindbaar te maken, bijvoorbeeld met OCR, HTR en beeldherkenningssoftware. Door middel van LOD verbinden we de stukken met gerelateerde archieven of objecten die elders worden beheerd.

Beeld en geluid

Beeld spreekt. Met meer dan 300.000 (gedigitaliseerde) afbeeldingen is de beeldbank van het Zeeuws Archief een belangrijke bron voor de beeldvorming over het verleden. We verwachten dat deze aantallen de komende jaren verder omhooggaan. Niet alleen vanwege het scannen van afbeeldingen, maar ook door de komst van films en digitaal gevormde afbeeldingen. Met beeldherkenningssoftware wordt het makkelijker om grotere hoeveelheden beeldmateriaal sneller te ontsluiten en deze te voorzien van de juiste metadata. Dat is belangrijk om het beeldmateriaal ook daadwerkelijk te vinden. De komende beleidsperiode willen we deze software gaan testen op nader te bepalen fotoarchieven.

Privacy en auteursrecht

Hoewel de burger steeds meer persoonlijke informatie op het internet achterlaat, groeit tegelijkertijd de roep om de privacy niet uit het oog te verliezen. De Wet open overheid (Woo) verplicht overheden er echter toe om ook recenter gevormd archiefmateriaal, zoals besluitvormingsstukken, openbaar te maken. Het is mogelijk dat er privacygevoelige informatie in die stukken te vinden is. Met innovatieve technieken anonimiseren we de (persoons)gegevens én verruimen we de mogelijkheden om recente stukken te publiceren. De komende beleidsperiode bepalen we hoe we dit gaan doen.

Het werk van vervaardigers en auteurs van beeldmateriaal en audiovisuele content is in veel gevallen auteursrechtelijk beschermd. Auteursrechten zorgen voor restricties in het publiceren van het materiaal. Het is dus belangrijk dat bekend is hoe de rechten geregeld zijn. Bij het verwerven van dit materiaal wordt er al een overeenkomst aangegaan om zo de rechten actief over te dragen aan het Zeeuws Archief. Bij eerder verworven materiaal is dat echter niet altijd het geval. De komende periode spannen we ons in om overeenkomsten aan te gaan met auteurs (en eventuele nabestaanden) van wie de rechten nog niet bekend zijn.

Informatiearchitectuur

Bij al deze ontwikkelingen sluiten we aan bij landelijke standaarden, zoals de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Dat doen we in overleg met andere archiefdiensten en RHC’s.

Dit hebben we in 2028 bereikt:

• We hebben een visie op de grote technologische ontwikkelingen in het beschikbaar stellen van informatie en hoe we hierin context kunnen blijven bieden.
• We maken met technische toepassingen elk nieuw gedigitaliseerde archiefstuk op vindbaar, bijvoorbeeld met OCR, HTR en beeldherkenningssoftware.
• Er is een nieuwe manier van beschrijven en we hebben hierin de eerste concrete stappen gezet.
• We zijn klaar om recenter gevormd archiefmateriaal veilig en anoniem te publiceren als dat nodig is.
• We hebben de rechten van onze hele beeldcollectie en audiovisuele collectie op orde.

3. Meer van en voor de Zeeuwen

Archieven en collecties hebben impact als je er zelf mee aan de slag gaat. Het Zeeuws Archief laat zien wat je met archieven kunt doen en wat ze persoonlijk voor de (online) bezoeker betekenen. Dat doen we binnen en buiten Zeeland, waarbij we nieuwe doelgroepen uitnodigen om het verleden te ontdekken bij het Zeeuws Archief. Het verleden van nu en van vroeger.

Meer van en voor de Zeeuwen. Dat doen we op twee manieren:

• (Nieuw) publiek kennis laten maken met de bronnen van Zeeland
• Publiek gaat aan de slag met de bronnen van Zeeland

(Nieuw) publiek kennis laten maken met de bronnen van Zeeland

Het Zeeuws Archief beheert een groeiend aantal (digitale) Zeeuwse archieven en collecties. In ons publieksbereik besteden we specifiek aandacht aan mensen die ons nog niet kennen. In delen van Zeeland waar we een relatief nieuwe archiefdienst zijn én die waar we al jaren opereren. We laten op een laagdrempelige manier zien welke bronnen we in huis hebben en wat het publiek eraan heeft. Ook laten we de relevantie van onze archieven en collecties zien door de link met de actualiteit te leggen. Hiermee spelen we in op de vragen die er vanuit de samenleving spelen.

Publiek gaat zelf aan de slag met de bronnen van Zeeland

We laten zien hoe het publiek zelf aan de slag kan gaan met onze archieven en hoe de bezoeker zelf een bijdrage kan leveren aan het Zeeuws Archief. De bronnen hebben immers een meerwaarde als ze gebruikt worden. We bieden grondstoffen voor verder onderzoek.

Thema’s blijven centraal staan

De komende beleidsperiode maken we opnieuw gebruik van thema’s. Ze helpen om focus aan te brengen in de grote hoeveelheid aan archieven en collecties. Met de thema’s sluiten we aan bij wat er in de maatschappij speelt. De thema’s vormen het uitgangspunt voor onder meer onze digitaliseringsprojecten en publieksacties, zoals de jaarlijkse Open Dag en de exposities. We kiezen voor de volgende drie thema’s:

Koloniaal verleden & slavernij

Met het slavenhandelsarchief van de Middelburgse Commercie Compagnie (MCC) laten we al enkele decennia de toegevoegde waarde van archieven in het publieke debat zien, zowel nationaal als internationaal. De komende periode blijft dit archief een belangrijke rol spelen in onze uitingen. Daarnaast verbreden we het thema door ook te kijken naar archieven die betrekking hebben op het koloniaal verleden.

Klimaat & water

Met de uitdagingen waar we voor staan op het gebied van een veranderend klimaat vormen onze archieven en collecties een bron van informatie. We laten zien hoe deze archieven ook nu nog altijd actueel zijn. Bijvoorbeeld met de Delta Archieven, die vertellen over de Zeeuwse strijd tegen het water, voor en na de Watersnoodramp van 1953.

Migratie

Zeeuwen komen en Zeeuwen gaan. Dat is al honderden jaren het geval. De archieven laten bijvoorbeeld zien hoe Zeeuwen in de negentiende en twintigste eeuw hun heil elders in de wereld zochten. Niet alleen in Amerika en Nederlands-Indië, maar ook in de nieuwe polders van Flevoland. Tegelijkertijd omarmden en omarmen mensen Zeeland als hun nieuwe thuis. Maar wat doet dat met je identiteit? We vertellen verhalen en vullen onze archieven en collecties aan met nieuwe bronnen.

UNESCO-archieven

Het Zeeuws Archief beheert archieven die door UNESCO zijn aangemerkt als erfgoed van nationaal of internationaal belang. Het archief van de Middelburgse Commercie Compagnie staat op het internationale Memory of the World register. De Delta Archieven en de archieven van de Koninklijke Maatschappij de Schelde zijn beide opgenomen in het Nederlandse Memory of the World register. De komende periode bekijken we de mogelijkheden om voor de Delta Archieven ook een internationale erkenning te krijgen.

De volgende middelen helpen bij het bereiken en ondersteunen van het publiek:

Infocentrum

Onze publieke dienstverlening is erop gericht om de bezoeker zowel online als in de studiezaal van dienst te zijn. Het uitgangspunt vormt hierbij onze digitale dienstverlening. Of het nu gaat om een bouwtekening of om historische duiding: onze medewerkers gebruiken hun kennis en expertise om de bezoeker zo goed mogelijk te helpen. Het infocentrum is ook verantwoordelijk voor het scannen op verzoek, waarbij het publiek online archiefstukken kan laten digitaliseren. Deze populaire dienst zetten we de komende periode voort en breiden we uit.

In de studiezalen is het ook mogelijk om archiefstukken in te zien. Dat kan als het stuk niet gedigitaliseerd is of beperkt openbaar is. De komende periode stellen we een plan op waarbij de fysieke en digitale dienstverlening met elkaar in balans zijn.

Podcast en video

Hoe doe je onderzoek in archieven? Welke verhalen zijn er te vinden? Zulke vragen willen we de komende periode beantwoorden via online kanalen (o.a. podcasts), maar ook via de bestaande kanalen (YouTube en andere sociale media). Door middel van instructievideo’s helpen we het publiek op weg met de basisvaardigheden van onderzoek doen. Zo ziet Zeeland het Zeeuws Archief op een verfrissende manier en prikkelen we mensen om zelf aan de slag te gaan.

Verhalen

Op onze website zijn verhalen te lezen die in de archieven en collecties te vinden zijn. We bieden context bij de bronnen. In onze zoekgidsen geven we handvatten voor het doen van onderzoek. Op onze speciale projectwebsites als De reis van De Eenigheid en MCC Reizen laten we zien wat je met archieven kunt doen en welke inzichten dit oplevert. De komende jaren ontwikkelen we een platform waarbij de Delta Archieven centraal staan. De bezoekers kunnen ook verhalen beleven door exposities te bezoeken, onder meer op onze locatie in Middelburg. Aan de hand van originele archiefstukken vertellen we verhalen uit de Zeeuwse geschiedenis.

Cursussen

De eerste stappen in het doen van onderzoek zijn lastig. Daarom geven archiefmedewerkers cursussen, waarbij het publiek op een laagdrempelige manier onderzoek kan doen. Dat is de afgelopen jaren een succes geweest en hier gaan we mee verder. Wel verbreden we de komende periode het aanbod. Ook stemmen we de frequentie en het medium van de cursussen af op de wensen van het publiek.

Educatie

We vinden het belangrijk dat de inwoners van Zeeland al op jonge leeftijd in aanraking komen met de wereld van archieven. Daarom willen we dat iedere Zeeuwse scholier minstens één keer in aanraking komt met het Zeeuws Archief. Dat is belangrijk, zodat scholieren na gaan denken over vragen als: wie ben ik en wie zijn mijn voorouders? Maar ook: wat is de geschiedenis van mijn dorp of stad? Hiervoor haken we aan bij initiatieven als Reizen in de Tijd door Zeeland. Ook studenten maken kennis met het Zeeuws Archief, doordat we ondersteuning bieden in het doen van onderzoek. We werken daarbij samen met de University College Roosevelt (UCR) en HZ University of Applied Sciences.

Publiek levert bijdrage aan het Zeeuws Archief

Het publiek haalt niet alleen informatie op uit onze archieven en collecties. Het publiek draagt zelf ook bij aan de collectie van het Zeeuws Archief. Dat kan bijvoorbeeld door onderzoekers die nieuwe inzichten toevoegen in gepubliceerde bijdragen. Maar ook door crowdsourcing. Met crowdsourcing zijn in de vorige beleidsperiode al bevolkingsregisters succesvol toegankelijk gemaakt. Vrijwilligers konden thuis de gegevens invoeren en controleren. Het succes was overweldigend en de projecten waren veel sneller voltooid dan verwacht. Hier gaan we de komende periode actief mee verder door op regelmatige basis projecten op te zetten. Zo draagt het publiek bij aan het beter toegankelijk maken van de Zeeuwse bronnen.

Dit hebben we in 2028 bereikt:

• We hebben nieuw publiek bereikt door een jaarlijkse publieksactiviteit te organiseren, waarbij we inzetten op de regionale spreiding in ons werkgebied.
• We zijn met onze cursussen beter aangesloten op de wensen van het publiek door te kijken naar frequentie en medium.
• We publiceerden ieder kwartaal online content in de vorm van audio of video die het publiek inspireert of helpt bij het doen van onderzoek.
• We hebben een platform over de Delta Archieven opgeleverd.
• Er is een plan om onze fysieke dienstverlening, in balans te brengen met het digitale infocentrum.
• We breidden onze service ‘scannen op verzoek’ uit.
• We hebben samen met ons publiek twee crowdsourcingsprojecten afgerond.

4. Een stabiele organisatie: nu en in de toekomst

Het Zeeuws Archief is in ontwikkeling. De werkzaamheden veranderen en het aantal medewerkers groeit. We spelen in op nieuwe ontwikkelingen en veranderende processen op alle bedrijfsmatige onderdelen. Zo blijven we een stabiele organisatie. Ook in de toekomst.

Medewerkers

Onze medewerkers vormen het kapitaal van het Zeeuws Archief. Dankzij de medewerkers zijn we klaar voor de toekomst. Logisch dat we zuinig op ze zijn. We willen een goede werkgever zijn, omdat plezier en zingeving in het werk essentieel zijn voor een goed functionerende organisatie. In tijden van krapte en verloop helpen aandacht voor de werkbeleving en strategische personeelsplanning bij het op orde houden van de personele bezetting, zowel kwantitatief als kwalitatief.

Verder stimuleren we medewerkers om zich te ontwikkelen, te leren en kennis te delen. Zo kunnen medewerkers ook op de lange termijn hun functie goed uitoefenen. Dat past bij het persoonlijk leiderschap dat we bij iedereen ambiëren. Medewerkers krijgen verantwoordelijkheid voor de inhoud van hun werk en het resultaat daarvan. Ook op het gebied van vitaliteit, duurzame inzetbaarheid en gezondheid zijn zowel werkgever als werknemer verantwoordelijk. We vinden het belangrijk om ons ook te binden aan een nieuwe generatie van medewerkers. Dat doen we door stages, traineeships en fellowships aan te bieden voor alle niveaus, van kort- tot langopgeleiden. Deze doelen brengen we tot uiting in de drie thema’s: vinden, binden en behouden.

Naast onze medewerkers, zijn ook onze vrijwilligers van groot belang voor het behalen van onze doelen. Zij werken zowel op onze locaties in Middelburg en Zierikzee als op afstand. Ongeveer zeventig vrijwilligers maken archieven en collecties toegankelijk, door te beschrijven of te scannen. Ook helpen onze educatievrijwilligers bij het rondleiden van scholieren.

Communicatie

In onze interne en externe communicatie bewaken we de identiteit en de positionering van een toegankelijk, betrouwbaar en betrokken Zeeuws Archief. In onze communicatie staan de archieven en collecties altijd centraal. De doelgroepen zijn in kaart gebracht, waarop we onze communicatiemiddelen strategisch afstemmen.

Archieven zijn niet laagdrempelig, het Zeeuws Archief is dat wel. We maken de vertaalslag van het archief naar het publiek. We bieden handreikingen aan voor het doen van onderzoek. De komende periode zetten we sterk in op de positionering van het Zeeuws Archief als knooppunt van informatie. We zijn trots op wat we doen en dat stralen we uit. Dat doen we door meer zichtbaar te zijn in de samenleving, zowel online als fysiek.

De interne communicatie vormt een belangrijke schakel in het betrokken houden en blijven binden van de medewerkers. We vinden het belangrijk om kennis te delen, informatie uit te wisselen en interne samenwerking tussen disciplines te bevorderen. Dat zorgt voor betere afstemming en kan verrassende inzichten opleveren. Hierbij besteden we aandacht aan de manier waarop onze missie, visie en kernwaarden tot uiting komen in de manier waarop we ons werk doen.

ICT

De groei van de organisatie is merkbaar op het gebied van ICT. De komende beleidsperiode willen we de werkprocessen efficiënter inrichten. Daarom zetten we stappen in het digitaliseren en automatiseren van bedrijfsvoeringsprocessen, bijvoorbeeld bij HRM en financiën, maar ook bij het e-Depot en acquisitie. Het softwarematig en gestandaardiseerd laten samenwerken van processen zorgt voor betrouwbare data, waarmee we kunnen aantonen dat we voldoen aan wet- en regelgeving. Het digitaliseren van processen en de digitaliseringsontwikkelingen binnen het Zeeuws Archief hebben invloed op de infrastructuur van onze ICT. De komende periode bekijken we thema’s als opslagcapaciteit en vernieuwing van de ICT-omgeving.

Informatiebeveiliging en privacy

Het Zeeuws Archief heeft een team informatiebeveiliging en privacy dat bestaat uit medewerkers die zich met e-Depot, inspectie en advies, publieksbereik en ICT bezig houden. De komende periode wordt met behulp van een Information Security Management System (ISMS) gewerkt aan het voldoen aan de NIS2-richtlijn. Dat is een beveiligingsnorm, waar ook het Zeeuws Archief aan moet voldoen. Daarnaast is er aandacht voor bewustwording bij de medewerkers ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy.

Gebouwenbeheer

Het Zeeuws Archief huisvest het Genealogisch Centrum Zeeland, de Walcherse Archeologische Dienst, het Roosevelt Institute for American Studies, het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen, fotoatelier Art in Print, het Natuurkundig Gezelschap Middelburg, de Stichting Godshuizen Middelburg, de Stichting Historisch Onderzoek Zeeland en de Teeken Akademie. De locatie in Middelburg huren we van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Sinds 2019 zijn we zelf verantwoordelijk voor beheer, onderhoud en instandhouding van het pand.

We zetten onze eerder ingezette lijn van duurzaamheid door. De afgelopen tijd hebben we het nieuwbouwgedeelte van het Zeeuws Archief in Middelburg verduurzaamd. De komende periode gaan we verder met het Van de Perrehuis. Dat is een extra uitdaging, omdat het om een achttiende-eeuws monumentenpand gaat. We bekijken welke mogelijkheden er zijn om het gasverbruik te verminderen. Ook besteden we aandacht aan een betere benutting van het pand, zodat er geen onnodige energie verloren gaat.

Bestuur

Het Zeeuws Archief heeft een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit een afvaardiging van de aangesloten overheden en wordt gekozen uit het midden van het algemeen bestuur. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Het Zeeuws Archief legt jaarlijks verantwoording af en volgt de jaarlijkse beleids- en begrotingscyclus. Met het ingaan van de nieuwe Archiefwet treedt de rijksoverheid uit en wordt het bestuur uitgebreid met een aantal nieuwe overheden, om zo de basis van het Zeeuws Archief te versterken.

Dit hebben we in 2028 bereikt:

• De werkprocessen zijn volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd.
• De thema’s vinden, binden en behouden zijn duidelijk terug te zien in het medewerkersbeleid.
• We positioneerden het Zeeuws Archief als knooppunt van informatie in onze communicatie.
• We hebben duidelijk welke mogelijkheden er zijn om het gasverbruik te verminderen.
• De ICT-omgeving is voorbereid op verdere groei van de hoeveelheid data.
• We voldoen aan de NIS2-richtlijn.