Inzage in beperkt openbaar archief

Sommige archiefstukken zijn niet openbaar en kunnen alleen na toestemming geraadpleegd worden.

Wanneer een archief of een deel ervan beperkt openbaar is, wordt dat vermeld bij ‘kenmerken’ in de archieftoegang. Op bepaalde voorwaarden kun je inzage krijgen in beperkt openbaar archief.

Beperkte openbaarheid doet zich in verschillende gevallen voor:

Overheidsarchief

Voor overheidsarchieven gelden regels voor openbaarheid. Deze zijn vastgelegd in de Archiefwet. Vaak is dat ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen. Meestal betreft de beperkte openbaarheid bijzondere persoonsgegevens: gegevens over godsdienst, ras, politieke gezindheid, gezondheid of seksuele leven of strafrechtelijke gegevens.

Wanneer je stukken met bijzondere persoonsgegevens wilt inzien, is dat alleen mogelijk wanneer je voldoet aan de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gestelde wettelijke uitzonderingsgronden. Deze uitzonderingen zijn opgenomen in artikel 9 van de AVG en uitgewerkt in de Uitvoering wet AVG (UAVG) (met name artikelen 22, 24 en 32).

Een voorwaarde voor inzage is een gemotiveerd, schriftelijk verzoek dat je indient bij het Zeeuws Archief. Hierin geef je aan van wie je het dossier wilt inzien (onder vermelding van de volledige naam en de geboortedatum) en toon je aan:

• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens je wilt raadplegen, is overleden, of
• dat je de uitdrukkelijke toestemming hebt van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens je wilt raadplegen, of
• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens je wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
• dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
• dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting

Wanneer je één van bovenstaande punten voldoende hebt aangetoond, wordt met een officieel besluit inzage in de betreffende stukken verleend. In dit besluit worden de betreffende archiefstukken altijd volledig benoemd: naam van het archief, nummer van de archiefinventaris en inventarisnummer(s). Het besluit is één jaar geldig. Wanneer je de stukken na één jaar nogmaals wilt inzien, is het dus noodzakelijk opnieuw een verzoek in te dienen.

Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk.

Bewijs van overlijden

je kunt met de volgende documenten aantonen dat de persoon is overleden:

• een kopie van een uittreksel uit het overlijdensregister van de Burgerlijke Stand
• een kopie van de persoonskaart van de overledene (in het geval de persoon langer dan één jaar geleden is overleden); een kopie is op te vragen bij het CBG | Centrum voor Familiegeschiedenis
• een rouwkaart of overlijdensadvertentie

Particulier archief

Voor particuliere archieven geldt dat de eigenaar van het archief heeft bepaald op welke stukken een beperking rust. De eigenaar is daarbij niet aan regels gebonden.

Wanneer je een archiefstuk uit een particulier archief wilt inzien dat beperkt openbaar is, dan kun je ons vragen wat de aard van de beperking is. Soms worden stukken pas openbaar nadat bepaalde personen zijn overleden. Soms heb je toestemming nodig van de directeur van het Zeeuws Archief en soms van de eigenaar van het archief. Het Zeeuws Archief kan je vertellen tot wie je je moet richten en aan welke voorwaarden je moet voldoen. Stuur ons je vraag per email.

Bij wetenschappelijk of statistisch onderzoek

In de AVG staat dat het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing is wanneer wetenschappelijk of statistisch onderzoek wordt uitgevoerd. Op basis hiervan kunnen onderzoekers bij het Zeeuws Archief inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat de betrokkenen zijn overleden of toestemming geven voor inzage.

Wanneer je wetenschappelijk onderzoek wilt uitvoeren in dossiers van personen die wel aantoonbaar zijn overleden, dan hoef je alleen een overlijdensbewijs voor te leggen.

Als je geen overlijdensbewijs kunt overleggen en geen toestemming van de betrokkene(n) hebt, dien je aan alle onderstaande punten te voldoen:

• je onderzoek dient een algemeen belang
• de verwerking is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek
• het vragen van uitdrukkelijke toestemming of het tonen van een bewijs van overlijden (indien minder dan 100 jaar geleden geboren) blijkt onmogelijk of kost een onevenredige inspanning
• bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad

Het verzoek en de onderzoeksopzet worden door het Zeeuws Archief getoetst aan de privacy-voorwaarden die aan de gevraagde archiefstukken zijn gesteld. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, wordt met een officieel besluit inzage verleend. In dit besluit worden de betreffende archiefstukken altijd volledig benoemd: naam van het archief, nummer van de archiefinventaris en inventarisnummer(s). Het besluit is een jaar geldig. Wanneer je de stukken na een jaar nogmaals wilt inzien, moet je opnieuw een verzoek indienen.

Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk.

Rechterlijke vonnissen en dossiers

Voor inzage in archieven van de rechterlijke macht geldt de procedure zoals die hierboven is beschreven. Dat ligt anders wanneer je bijvoorbeeld slachtoffer bent geweest van een misdrijf en inzage wilt hebben in het strafdossier van de dader. Dan heb je altijd recht op inzage.

Ook voor civiele zaken is de procedure voor betrokkenen en belanghebbenden enigszins anders. Als je betrokkene of belanghebbende bent, neem dan schriftelijk of per email contact met ons op. We kunnen je dan vertellen welke voorwaarden voor jou gelden.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Het Zeeuws Archief is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Als aan jou inzage is verleend, ben je zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop je met deze gegevens omgaat. Je hebt de wettelijke plicht om de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden.

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is mogelijk om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens. Iemand die schade lijdt doordat in strijd met de AVG is gehandeld, kan recht hebben op een schadevergoeding.

Kopieën van beperkt openbaar archief

Het Zeeuws Archief verstrekt geen reproducties uit beperkt openbare archieven. Ook zelf kopieën, scans of foto’s maken is niet toegestaan. De enige uitzondering hierop vormen kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dat geval maakt het Zeeuws Archief tegen betaling reproducties.

Het verbod op kopiëren betreft alleen beperkt openbaar overheidsarchief. Wanneer je van de eigenaar van een particulier archief toestemming hebt gekregen beperkt openbare stukken uit dat archief in te zien, mogen deze wel worden gekopieerd.

Niet-geïnventariseerd archief

In de archiefinventaris is onder het kopje ‘kenmerken’ vermeld of een archief is geïnventariseerd. Inzage in een niet-geïnventariseerd archief is in de meeste gevallen mogelijk. Het maken van een afspraak is echter een voorwaarde. Vooraf wordt de eventuele beperking van de openbaarheid gecontroleerd. Stuur ons een verzoek per email en wij gaan na of inzage mogelijk is. Vermeld in het verzoek altijd de naam van het betreffende archief en het toegangsnummer (het nummer dat vooraf gaat aan de naam in de archiefinventaris).

Meer informatie

Wil je meer weten, stuur ons je vraag per email of per post. Ook een verzoek om inzage kun je sturen per email. Bewijsstukken kunnen gescand worden bijgevoegd.