Eenheid in verscheidenheid: de RHC’s als ruggengraat van het archiefbestel
Visie op de positionering van de Regionale Historische Centra (RHC’s) in het archiefbestel, 28 februari 2019 gestuurd door de RHC’s aan de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media, Drs. A. Slob, in reactie op diens brieven van 15 juni en 18 december 2018
De visie op hoofdlijnen van de RHC’s
Hierbij ontvangt u de visie op hoofdlijnen van de RHC’s waar u in uw brieven van 15 juni en 18 december 2018 om verzocht heeft. De aanleiding voor uw verzoek is de verandering in de digitale wereld waardoor er nieuwe eisen gesteld worden aan de manier waarop informatie wordt beheerd en ontsloten. Uw verzoek heeft een extra impuls gegeven aan onze strategische oriëntatie op de toekomst van het archiefbestel, zoals die eerder is ingezet met het programma Archief2020. Na uw brief van 15 juni 2018 zijn de directeuren van de RHC’s in oktober en januari bijeen geweest om na te denken over de positie die de RHC’s innemen in de veranderende samenleving. Op grond van deze visie op hoofdlijnen en de specifieke aandachtspunten in de eigen regio zullen de individuele RHC’s vervolgens hun eigen visie ontwikkelen.
In deze notitie worden de gevolgen van de digitalisering van de samenleving voor de archiefdiensten en de archiefprofessional beschreven. De kernwaarden van de archieffunctie worden gekoppeld aan de uitdagingen die de technologische ontwikkelingen eraan stellen. Tot slot wordt ingegaan op de rol van de RHC’s in het landelijke archiefbestel en op de positie van de RHC’s in het netwerk van erfgoed en digitale duurzaamheid, mede in het licht van de genoemde uitdagingen.
De digitalisering van de samenleving
De digitalisering van de samenleving en van de werkprocessen binnen de overheid brengt met zich mee dat archieven op een andere manier ontstaan dan in het analoge tijdperk. In de Agenda Digitale Overheid stellen decentrale en centrale overheden gezamenlijk dat overheidsdienstverlening en -informatie toegankelijk en begrijpelijk voor iedereen moeten zijn. In het interview dat iBestuur op 20 december 2018 publiceerde, geeft u terecht aan dat goed informatiebeheer een burgerrecht is. In de visie van de RHC’s is de archiefprofessie – ingebed en gevoed door een sterk bestel – cruciaal om deze rechten te ondersteunen. Daarom werken RHC’s en Nationaal Archief sinds 2007 samen aan de ontwikkeling van een landelijke infrastructuur voor duurzaam digitaal informatiebeheer. Omdat de RHC’s kunnen beschikken over een e-Depot waarop decentrale overheden en erfgoedorganisaties kunnen aansluiten, hebben zij zich in de afgelopen jaren naar het centrum van de informatievoorziening van overheden begeven. Ze denken actief mee over vormgeving en inrichting van de lokale informatiehuishouding, en geven zo mede richting aan het verbeteren van het informatiebeheer van de overheden in Nederland.
De digitalisering is ook van invloed op de ontsluiting van de archieven. Met de vorming van de RHC’s zijn destijds de krachten in de regio gebundeld om te komen tot een groter publieksbereik. De RHC’s bieden met eigentijdse middelen de digitale dienstverlening van zowel digitale als analoge archieven en sluiten zo aan op het veranderd verwachtingspatroon van de eindgebruiker. Open data, linked open data en de inzet van innovatieve instrumenten maken interessante sectoroverstijgende verbindingen mogelijk. De RHC’s willen voor de eindgebruiker de lange cultuurhistorische lijnen zichtbaar maken met een geïntegreerd informatieaanbod uit de papieren en de ‘digital born’ archieven. Die continuïteit van de informatie is essentieel voor het goed kunnen begrijpen en waarderen van heden en verleden.
Kernwaarden
Kernwaarden voor de RHC’s en het archiefbestel in het algemeen zijn authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en toegankelijkheid. Archieven zijn de getuigenissen van bestuurlijk, cultureel en intellectueel handelen en vormen de weerspiegeling van de samenleving. Ze bieden context en zijn van belang voor een transparante en op democratische beginselen gestoelde overheid. Door de digitale ontwikkelingen is de blik van burgers op de wereld verruimd maar tegelijkertijd wordt steeds nadrukkelijker gezocht naar verbondenheid met het lokale, regionale en nationale verleden. Historische informatie over de woonomgeving ondersteunt de vorming van de eigen identiteit van burgers. Zij kunnen aan de hand van beschikbare historische bronnen kennisnemen van het handelen van de eigen familie of van gebeurtenissen in de leefomgeving. Zo worden ze in staat gesteld om context te geven aan hun eigen leven en de plek waar ze wonen. Dit is een belangrijk gegeven voor participatie in de samenleving. Mensen voelen zich verbonden met het verleden van de eigen plek, familie of maatschappelijke groepering. Mooie voorbeelden hiervan zijn veel bekeken televisieprogramma’s als Verborgen Verleden en Andere Tijden.
Vanuit de kernwaarden authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en toegankelijkheid is deskundige omgang met overheidsarchieven van groot belang. Het is daarom wenselijk dat deze kernwaarden worden opgenomen in de nieuwe Archiefwet.
Perspectief
Hoewel veel overheidsinformatie op dit moment nog een sterk documentair karakter heeft, worden bij organisaties die met complexe informatietypen werken (bijvoorbeeld geografische informatie, interactieve websites) de contouren van andere behoeften zichtbaar. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken waardoor de archiefvorming haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Het e-Depot van Nationaal Archief en RHC’s biedt een duurzame beheeroplossing voor informatie met een documentair karakter maar de meer complexe informatietypen vragen om andere oplossingen. Mogelijk kunnen dergelijke bestanden beter worden beheerd en ontsloten binnen de systemen waarin ze zijn ontstaan in plaats van te worden overgebracht naar het e-Depot. Daarnaast wordt het steeds moeilijker om bepaalde informatietypen te ‘vangen’ binnen de gecontroleerde omgeving van de eigen organisatie. Als informatie in verschillende systemen bij verschillende partijen wordt beheerd, dreigt versnippering op het punt van toegankelijkheid voor gebruikers. De RHC’s zien het als hun taak om dit te voorkomen. Door in te zetten op archiving by design ondersteunen de RHC’s de zorgdragers in de eigen regio bij de verbetering van hun informatiehuishouding, zodat de duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven zoveel mogelijk geborgd wordt.
Deze ontwikkelingen maken duidelijk dat het concept overbrenging in de zin van de Archiefwet meer gedifferentieerd benaderd moet worden om duurzaam beheer, openbaarheid en beschikbaarstelling te blijven garanderen. De juridische, technologische en organisatorische implicaties van concepten als archiving by design en preservation on premise zullen worden verkend en toegepast. De RHC’s zijn samen met overheidsinstellingen, het Nationaal Archief, en de koepels, de aangewezen partijen om hierin te acteren.
Naast het beheren van digitale archieven zijn het ontsluiten, zoeken en vinden ervan dé uitdagingen voor de nabije toekomst. Daarbij zullen algoritmes en kunstmatige intelligentie een groeiende en op termijn overheersende rol spelen, maar hoe dit precies vorm zal krijgen is nog onbekend. Wel is al duidelijk dat dit gepaard zal gaan met nieuwe vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, de kernwaarden die door het gehele archiefbestel gedragen worden.
Doorontwikkeling
Vanwege de snelheid van de digitale ontwikkelingen en de ongewisse uitwerking ervan op archivering en ontsluiting is het essentieel dat de RHC’s zich in kwalitatief opzicht blijven doorontwikkelen als lerende organisaties zodat ze over voldoende kennis en de juiste competenties blijven beschikken. Alleen dan, en alleen in samenwerking met elkaar, kunnen ze voldoen aan de informatievraag van de eindgebruiker binnen en buiten het archiefbestel.
Voor het adequaat bedienen van het hele informatiespectrum (van creatie tot en met beschikbaarstelling) blijft de kennis van de archivaris onmisbaar omdat hij de informatie in een vierdimensionale context plaatst. Hij overziet niet alleen het belang van de informatie voor de bedrijfsvoering. Hij kijkt ook over de organisatorische grenzen heen naar de regionale context en plaatst de informatie in de tijd, om de lange lijnen vanuit het verleden van de archiefvormer en diens rechtsvoorgangers naar heden en toekomst zichtbaar te maken. Daarbij zoekt hij steeds de samenwerking en kennisdeling op met andere informatieprofessionals zoals ICT’ers, informatiemanagers, dataspecialisten en recordmanagers.
Knooppunten
Met de vorming van de RHC’s kon een grotere publieksgerichtheid van de archieven nagestreefd worden doordat de archieven van verschillende overheidslagen voor het eerst in hun regionale context en in samenhang werden ontsloten. Duidelijk werd dat de lokale, regionale en rijksarchieven in de verschillende provincies onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Samen met de grotere en kleinere archieven van bedrijven, maatschappelijke organisaties en particulieren dragen ze eraan bij dat het verhaal van plaats of regio volledig kan worden verteld. Het netwerk van RHC’s en Nationaal Archief vormt een belangrijk deel van het meer recent gevormde Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), dat erfgoedinstellingen van rijks- tot en met lokaal niveau vanuit de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed met elkaar verbindt. De door het NDE nagestreefde regionale knooppuntfunctie krijgt daarmee vorm en inhoud, wat het belang van de gezamenlijke aanwezigheid van de archieven van Rijk, regio en gemeente in de regio’s onderstreept, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Hier komt immers veel kennis bij elkaar over ontsluiting en beheer van informatie, waardoor de bronnen sectoroverstijgend kunnen worden gedeeld, verrijkt, verbonden en gebruikt. Deze verbindingen dragen bij aan het verhaal van Nederland.
Integraliteit
In het Nederlandse archiefwezen heeft het begrip ‘dekkend net’ altijd een centrale rol gespeeld. Fundamenteel daarbij is het feit dat de Nederlandse geschiedenis voor een belangrijk deel bepaald wordt door wat in de regio’s gebeurde en gebeurt. Nationale geschiedenis is regionale geschiedenis en vice versa. De archieven van de Zuiderzeewerken en de Deltawerken laten zien hoe landelijke en regionale ontwikkelingen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Dit geldt voor iedere regio, denk aan de Hanze, de Koloniën van de Maatschappij van Weldadigheid, de Twentse textielindustrie, de Limburgse mijnbouw, de Noordelijke landbouwindustrie met de grote verveningen en de opbouw van de strokartonindustrie, en de firma Koninklijke Joh. Enschedé en Zn die in Nederland de eerste kranten uitgaf en de hele wereld voorzag van bankbiljetten en postzegels. Of denk aan de maritieme industrie, het koloniale verleden en het slavernijverleden, waarvan de sporen in elk RHC te vinden zijn. Doordat de RHC’s beschikken over collecties van alle overheidslagen (en veel bedrijven en particulieren) en als een netwerk opereren zijn zij sterk regio-overstijgend, wat ervoor zorgt dat landelijke ontwikkelingen naar de regio’s stromen en regionale ontwikkelingen worden opgetild naar landelijk niveau. Eenheid in verscheidenheid: eenheid in visie en beleid, verscheidenheid door de regionale variatie. Deze integrale benadering heeft geleid tot een uniforme en transparante dienstverlening aan overheden en burgers en tot de ontwikkeling van landelijke systemen op het gebied van beheer en ontsluiting. Zo is bij de RHC’s de kernwaarde toegankelijkheid stevig verankerd.
Een robuuste infrastructuur
Waar in het pre-digitale tijdperk de integraliteit optimaal werd geborgd door het creëren van een volledige archiefketen per regio of per organisatie, vraagt de integraliteit in het digitale tijdperk om een sterk landelijk netwerk met gedeelde en verdeelde taken en verantwoordelijkheden. Dit kan worden bereikt door het organisatiemodel van RHC’s en Nationaal Archief opnieuw te ‘laden’ en als sterk netwerk te definiëren. In dit netwerk willen de RHC’s centres of excellence inrichten en de beschikbare deskundigheid in een gezamenlijke pool onderbrengen. Dit sluit aan bij de bestaande specialisatie tussen RHC’s op bepaalde terreinen (wetenschapsarchieven worden vooral door het Noord-Hollands Archief beheerd, de belangrijke modearchieven liggen in Gelderland, de landelijke kerkarchieven in Utrecht en de archieven over het fascisme in Noord-Brabant). Nieuwe voorbeelden zijn het ontwikkelen en bundelen van expertise op het gebied van duurzaam beheer en toegankelijkheid, informatiesystemen en -processen, toezicht en advies. Daarmee wordt die expertise op een hoger plan gebracht en kan de huidige (kennis)infrastructuur in de regio’s zich verder ontwikkelen ten behoeve van de vraag vanuit lokale overheden, de decentrale rijksinstellingen en het erfgoedveld. Zo blijft het netwerk van RHC’s ook in de toekomst de ruggengraat van het landelijke archiefbestel. Randvoorwaarde is dat de RHC’s robuuste instellingen blijven die hun rol in de regio kunnen waarmaken. Betrokkenheid van het Rijk bij de RHC’s is van vitaal belang om de stevige maatschappelijke positie van de RHC’s te waarborgen en recht te doen aan de centrale rol van informatie in de huidige samenleving.
Conclusie
In deze digitale tijd wordt informatie in toenemende mate in netwerken gecreëerd en opgeslagen. Een sterk archiefbestel, gebaseerd op de kernwaarden authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en toegankelijkheid ondersteunt de samenleving bij de borging van democratische waarden en de vorming van de identiteit. Vanuit deze kernwaarden ontsluit de archivaris de archieven in hun regionale context en plaatst ze in de tijd, om de lange lijnen vanuit het verleden naar het digitale heden en de toekomst zichtbaar te maken. Samen met het Nationaal Archief zijn de RHC’s bij uitstek de partij om hierin een leidende rol te spelen. De verbinding tussen RHC’s en Rijk is daarbij een randvoorwaarde; het vereist immers voldoende robuustheid om de hiervoor benodigde expertise aan de RHC’s te binden ten behoeve van de nieuwe verantwoordelijkheden. Zo kunnen de huidige en toekomstige opgaven rond duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie succesvol worden uitgevoerd.
Juist vanwege het integrale aanbod van overheidsarchieven op alle niveaus blijven de RHC’s het primaire loket voor archiefdienstverlening aan burgers en bedrijven en vullen zo de kernwaarde toegankelijkheid optimaal in. Aan de hand van de rijke collecties en door samen te werken met bestaande partners in andere sectoren en nieuwe initiatieven vanuit de samenleving is het mogelijk het verhaal van Nederland te vertellen.
Tot slot
Hiermee is een eerste aanzet gegeven tot een visie op de positionering van de RHC’s in het bestel. Het verder doordenken, concretiseren en doorontwikkelen gebeurt in nauw contact met partners binnen en buiten het archiefbestel, zoals Nationaal Archief, KVAN/BRAIN, koepelorganisaties en NDE. Met een aantal van hen zijn de gesprekken al gestart. De komende periode zullen deze overleggen en de uitwerking van de visie verder ter hand genomen worden. Daarbij vindt ook overleg plaats met uw programmamanager om de verschillende programmalijnen goed op elkaar af te stemmen en bij voorkeur te komen tot één visie van Rijk en RHC’s gezamenlijk. We leven in een tijd van permanente verandering. Dat betekent dat een visie altijd blijft bewegen en nooit ‘af’ is. Het is wenselijk om dit proces van visievorming en doorontwikkeling een permanent karakter te geven waarbij op een aantal momenten gezamenlijk de ontwikkelingen worden bezien en zonodig bijgestuurd.
Zoals besproken met uw programmamanager is het de uitdrukkelijke wens van de RHC’s dat het overleg tussen u en de besturen van de RHC’s over deze visie spoedig start. Wij zien uit naar uw uitnodiging.