Mijlpaal voor de gemeenten Tholen en Terneuzen en het Zeeuws e-Depot

Eind maart zijn twee belangrijke e-depot-projecten voltooid: de extractie, transformatie en opname (ingest) in het Zeeuwse e-Depot van twee omvangrijke born digital archieven. Het gaat om 600 GB aan digitale archieven van de gemeenten Tholen en Terneuzen.

Bij Tholen betreft het alle dossiers en documenten uit het Document Management Systeem (DMS) Corsa. Hierin is gedurende de jaren 1990 tot en met 2016 archief gevormd: zo’n 98.000 dossiers. Deze zijn nu overgedragen. Bij Terneuzen betreft het zaakdossiers die tussen 2012 en 2022 gevormd zijn in het zaaksysteem Alfresco/Green Valley. Het overgedragen archief betreft 250.000 afgesloten zaken, 1,1 miljoen documenten, zo’n 600 gigabyte aan data.

Uitdagende projecten

Deze uitplaatsingen kenden een intensieve aanloop- en voorbereidingstijd. Samen zijn in dit innovatieve proces heel wat uitdagingen aangegaan. Het ging hierbij om vragen als: hoe kunnen we exporteren? Hoe migreren we de enorme bestanden binnen de gemeentelijke ICT-omgeving en hoe borgen we de veiligheid? Maar ook: hoe worden de bestanden afgeschermd zonder risico van dataverlies bij het e-depot en hoe komen ze vervolgens in het goede formaat – TopX/MDTO – op hun plek? Op het laatst werd het nog spannend vanwege de tijdsdruk, in verband met het definitief uitfaseren van de betreffende applicaties, die per 1 april ‘uit de lucht’ gingen.

Iedereen die hieraan heeft meegewerkt bij de gemeenten Tholen en Terneuzen, partners Xillio, BCT, Roxit/Contezza en het Zeeuws Archief mag trots zijn op het resultaat.

Cursus eindgebruikers

Eind maart bood het Zeeuws Archief een cursus aan aan de DIV-medewerkers, de archivaris en de applicatiebeheerder van de gemeente Tholen over het zoeken en vinden van de gemeentelijke dossiers en documenten in het e-Depot. Ook voor vakambtenaren wordt deze training georganiseerd en dan specifiek gericht op dossiers omgevingsvergunningen – de ‘Squit-zaken’ – en voor ‘tekeninggebruikers’ zoals bij de afdeling Openbare Werken.
Nadat in de cursus gezamenlijk was vastgesteld dat het Thoolse archief in het e-Depot goed beschikbaar is, was het moment aangebroken voor de formele overdracht. Dat werd gedaan door het overhandigen van de externe harde schijven waarop de data voor de opname in het e-Depot was aangeleverd.

Een paar dagen later was het de beurt aan Terneuzen. Projectleider Annelies Kolijn en de medewerkers van afdeling DIV kregen hun toegang tot het e-Depot, een uitgebreide uitleg en gingen vervolgens aan de slag met oefenvragen die door medewerkers van de gemeente Terneuzen zelf, vanuit de eigen praktijk, waren geformuleerd. Bij deze bijeenkomst waren ook de medewerkers van de studiezaal van het Zeeuws Archief aanwezig. Zij ondersteunen immers alle doelgroepen bij hun zoekacties. Tijdens de bijeenkomst bleek dat dit soort sessies een goed moment is om wederkerig kennis op te doen van elkaars werkwijzen, zoals de vraagstelling en de te hanteren zoekstrategieën.

Van uitplaatsen naar overbrengen

Zijn we nu klaar, nu beide digitale archieven in het e-Depot van het Zeeuws Archief staan? Nee, dat nog niet. In de voorbereiding is er bij de gemeenten veel werk verzet voor het op orde brengen van de digitale archieven. Maar er is nog werk aan de winkel. Er zijn nog te vernietigen onderdelen, losse documenten moeten nog een plek gegeven worden in hun dossier, essentiële metadata moeten worden toegevoegd en zo mogelijk wordt alles verder verrijkt, gericht op vindbaarheid op de langere termijn. Zorgdragers zijn tot aan het moment van overbrenging zelf voor deze aanpak verantwoordelijk. Het project staat onder aansturing van de projectleider van de gemeente in directe samenwerking met en ondersteuning van de projectleider van het Zeeuws Archief. Deze laatste speelt een proactieve rol en garandeert inbreng van kennis en ervaring vanuit alle bij het Zeeuws Archief beschikbare disciplines.

Verdere ontwikkeling e-Depot

Deze projecten liepen samen met de implementatie van de ingebruikname en inrichting van Preservica, de applicatie die nu de basis vormt van onze e-Depotdienstverlening. Het Zeeuws Archief heeft nog veel ideeën voor inrichting en ontwikkeling. Denk aan de versterking van de raadpleegkant voor zorgdrager: zoekmogelijkheden en de presentatie van zoekresultaten. Maar ook het inrichten van de openbare zoekfunctie voor publicatie van openbaar materiaal. En op termijn de koppeling van bronapplicaties bij archiefvormer, met het e-Depot waarmee ambtenaren vanuit het eigen zaaksysteem, de DMS of de vakapplicatie hun afgesloten dossiers in het e-Depot kunnen benaderen. Kortom, er is veel gedaan en bereikt maar er is ook nog veel te doen en veel te bereiken.