Metadata zijn een voorwaarde voor de opslag van digitale archieven in het Zeeuws e-Depot. De metadata maken de opname, het beheer en de ontsluiting van archieven mogelijk.
Waarom metadata?
Metagegevens zijn een vereiste voor een betekenisvolle inhoud van de archieven. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden en interpreteren. En ze zorgen ervoor dat zorgvuldig wordt omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft. Zonder informatie die vertelt waar de documenten of gegevens vandaan komen, en wanneer, waarom en door wie ze gemaakt zijn (contextuele metagegevens) is het niet mogelijk om te zoeken in digitale informatie. Zonder technische metagegevens weten we niet hoe we bestanden later leesbaar moeten maken.
Landelijke standaard
De metadata moeten voldoen aan de landelijke standaard. Welke metadatagegevens in welke vorm essentieel zijn, is vastgelegd in het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Hierin staat welke set van kenmerken lokale overheden minstens aan informatieobjecten moeten meegeven. Alle informatieobjecten die in het e-Depot worden geplaatst, moeten minimaal voorzien zijn van de vastgelegde metadata uit dit toepassingsprofiel.
Juiste metadata voor elke organisatie
Op basis van het TMLO dient elke overheid of zorgdrager een eigen, organisatiespecifiek toepassingsprofiel te ontwikkelen en vast te stellen. Na vaststelling kan het profiel gebruikt worden om per systeem een zogenaamde fit-gap-analyse te doen: welke metadata wordt al toegekend en welke niet? De uitkomsten van zo’n analyse kunnen leiden tot aanpassingen aan de systemen om zo te kunnen voldoen aan de eisen van het toepassingsprofiel.