Stappenplan

De aansluiting op het Zeeuws e-Depot gebeurt in 10 stappen. Elke partner stelt in overleg met het Zeeuws Archief een eigen aansluitplan op.

Lees hieronder in het kort de inhoud van de 10 stappen of download de Aansluitstappen, onderdeel van de aansluitkit, voor meer informatie.

De eerste 4 stappen worden gezet tactisch niveau. De volgende 6 stappen bestaan uit het proces van overbrenging en worden telkens herhaald.

1. Startgesprek

Het startgesprek bestaat uit een inhoudelijke afstemming en de formalisering van de samenwerking; met een Dienstverleningsovereenkomst of door deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Zeeuws Archief. Een stuurgroep wordt ingericht en de Aansluitkit Zeeuws e-Depot wordt uitgereikt met daarin relevante informatie over het aansluittraject.

2. Quickscan

Vanuit een overzicht van de aanwezige applicaties worden de digitale archieven geïnventariseerd. Voor elk digitaal archief formuleert het Zeeuws Archief een bewaarstrategie. Daarna wordt gezamenlijk een inschatting gemaakt van de kwantiteit en kwaliteit van de over te brengen informatieobjecten. Ook aan bod komen (technische) mogelijkheden voor overdracht, inclusief metadatering, formaten en structuur.

3.  Opstellen aansluitplan

De projectleiders van beide organisaties stellen samen met betrokken medewerkers een concept aansluitplan op. Het plan bevat uitgangspunten volgens de vereisten voor born digital archief in de Archiefwet en op basis van het informatiebeleid van de partner. Benoemd wordt welke digitale archieven de komende jaren overgebracht zullen worden. Afspraken voor de inrichting van een projectorganisatie worden vastgelegd.

4. Vaststellen aansluitplan

Na instemming van de stuurgroep wordt het aansluitplan in beide organisaties aangeboden ter vaststelling. De besluitvorming van het Zeeuws Archief heeft plaats in het Managementteam (MT) bestaande uit directeur en afdelingshoofden. Het MT informeert de GR Zeeuws Archief. Met de formele vaststelling stemmen beide organisaties in met de aanpak.

5. Projectorganisatie

De projectleiders richten de organisatie in voor de uitvoering van het eerste project uit het aansluitplan. De projectleden hebben de voor het project benodigde expertise, bijvoorbeeld een medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) en een applicatiebeheerder. Vanuit het Zeeuws Archief neemt de specialist e-Depot deel.

6. Export, analyse en mapping

Een analyse wordt gemaakt van het systeem en de over te brengen informatie. De metadatavelden uit het systeem worden herleid naar een op MDTO gebaseerd metadataschema. Een eerste export van een representatieve set van dossiers en documenten wordt uitgevoerd en eveneens geanalyseerd. Vastgesteld wordt welke werkzaamheden ter voorbereiding van de overbrenging vereist zijn. De inrichting van de e-depotapplicatie Preservica wordt gestart.

7. Verbeteringen

Uitvoeren van de verbeteracties die in kaart zijn gebracht dankzij de analyse in voorgaande stap. Denk aan verbetering van de exportfunctie en het op orde brengen van dossiers.

8. Proefopname

Een test wordt uitgevoerd met een door de partner aangeleverde representatieve export van te archiveren dataobjecten. Deze testset wordt opgenomen (ingest) in de testomgeving van het Zeeuws e-Depot. De dataset wordt uitgebreid getest met het oog op beheer en preservering, zoekfunctie en -resultaten. De projectgroep neemt een besluit over opname in de productieomgeving.

9. Opname in het e-Depot

Het Zeeuws Archief ontvangt de complete set van over te brengen informatie via een internetprotocol dat een beveiligde bestandsoverdracht mogelijk maakt (SFTP). Na controle en bewerking in het Zeeuws Archief Digitaal Atelier wordt de set opgenomen in de productieomgeving van het Zeeuws e-Depot.

10. Verklaring van overbrenging

Ook bij de overbrenging van digitale informatie moet een verklaring van overbrenging worden opgesteld. Hierin kunnen beperkingen aan de openbaarheid worden opgenomen. Met de verklaring gaat de verantwoordelijkheid voor de overgebrachte informatieobjecten over naar het Zeeuws Archief.