Overbrengen

Het collectiebeleid van het Zeeuws Archief is gericht op het verwerven van archieven en collecties die tezamen een afspiegeling van de Zeeuwse samenleving vormen.

Naast overheden kunnen ook bedrijven, instellingen en verenigingen hun archieven en collecties overbrengen naar het Zeeuws Archief.

Overheden

Overheden moeten archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden na 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Bij overbrenging worden eerst afspraken gemaakt met de toekomstig beheerder. Ook wordt een verklaring van overbrenging opgesteld. Pas daarna gebeurt de feitelijke overdracht. Bij overbrenging verschuift de verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden.

Voorwaarden:

• Het archief moet in goede, geordende en toegankelijke staat zijn.
• De overheid moet samen met de archiefdienst een verklaring van overbrenging opstellen. Daarin moet ten minste een specificatie van de archiefbescheiden staan. Een eventueel besluit over beperkte openbaarheid moet er als bijlage bij.

Selectie en vernietiging

De selectielijst is de belangrijkste basis voor de vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden. Om tot een goede selectielijst en een goede belangenafweging te komen, is een zorgvuldige procedure nodig. De Archiefwet stelt dat overheden verplicht zijn selectielijsten te maken waarin in ieder geval staat welke archiefbescheiden en na welke termijn voor vernietiging in aanmerking komen. Elke overheid is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen.

Bedrijven

Het Zeeuws Archief verwerft analoge en digitale archieven van kleine en grote bedrijven uit Zeeland.

Eigenaren van bedrijven kunnen overwegen om hun bedrijfshistorie over te brengen naar het Zeeuws Archief. Het bedrijfsarchief dient een aanvulling te vormen op de bestaande archieven en collecties van het Zeeuws Archief.

Het is mogelijk een bedrijfsarchief te schenken of om het in bewaring te geven.

Instellingen, verenigingen en stichtingen

Het Zeeuws Archief verwerft analoge en digitale archieven van instellingen, verenigingen en stichtingen in Zeeland. Hierbij kan het gaan om bijvoorbeeld notulen van vergaderingen, jaarverslagen, correspondentie, clubbladen en foto’s. En ook digitaal gevormd archief komt in aanmerking voor opname.