De digitale archieven van de gemeente Tholen (1989-2017) zijn uitgeplaatst in het Zeeuws e-Depot. Daarmee is de gemeente Tholen ervan verzekerd dat de digitale archieven in goede en geordende staat blijven. Het is voor het eerst dat het er formeel digitaal gevormd archief uitgeplaatst wordt in het Zeeuws e-Depot.
Met de uitfasering van het documentmanagementsysteem (DMS) Corsa zocht de gemeente Tholen een oplossing om de digitale dossiers uit de periode 1989-2017 veilig te stellen. Uitplaatsen in het Zeeuws e-Depot bleek de passende oplossing. Zo is de gemeente Tholen ervan verzekerd dat digitale archieven ook in de toekomst in goede en geordende staat blijven. De uitplaatsing werd tijdens een feestelijke bijeenkomst op donderdag 5 december formeel afgerond.
-
Roy Hage, adviseur informatiebeheer bij de gemeente Tholen gaf een toelichting op de uitplaatsing.
-
Peter Hoek, wethouder gemeente Tholen en Hannie Kool-Blokland, directeur Zeeuws Archief, tekenen de verklaring van uitplaatsing.
Uitdaging
Voor het Zeeuws Archief is het de eerste keer dat er digitaal gevormd archief uitgeplaatst wordt. En dat was best een uitdaging, volgens Stefan Schrier, projectleider & adviseur digitale informatie. ‘De digitale uitplaatsing was een nieuw proces, waarbij we ons voortdurend moesten aanpassen aan ontwikkelingen. De archieven moeten bijvoorbeeld voldoen aan de in 2021 vastgestelde norm Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) voordat ze uitgeplaatst worden in het e-Depot.’
‘Verder hebben we voor het eerst gebruikerstrainingen gegeven aan de medewerkers van de gemeente Tholen’, vertelt Stefan. ‘Ze kunnen nu zelf werken en zoeken met zaken in het Zeeuws e-Depot. De archieven zijn tot de openbaarmaking alleen raadpleegbaar door ambtenaren van de gemeente Tholen.’
De uitgeplaatste archieven zijn dus nog niet voor het grote publiek beschikbaar. Niet alles is namelijk blijvend te bewaren en de dossiers bevatten veel privacygevoelige informatie. De komende jaren beoordeelt de gemeente Tholen of de digitale dossiers vernietigd moeten worden of voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Het publiek zal nog tot 2038 moeten wachten voor de archieven openbaar zullen worden.