De Aansluit estafette Zeeuws e-Depot, 5 webinars over het proces in aanloop van aansluiten door gemeenten en provincie.
Een reeks van vijf webinars, vanuit het Auditorium van het Zeeuws Archief georganiseerd in het kader van de Zeeuwse samenwerking. Nu eens niet het verhaal vanuit het perspectief van het Zeeuws Archief, maar aan het woord de projectleiders van gemeenten en Provincie die in een aansluittraject e-Depot zijn gestart met het in kaart en op orde brengen van de digitale archieven als voorbereiding op overbrenging. Zij gingen in op vragen als: Wat levert het op? Wat valt tegen? Welke keuzes zijn gemaakt? Hoe is de afstemming over prioritering in de organisatie? Is er draagvlak?
Hieronder een impressie van deze 5 sessies met de PowerPointpresentaties.. Wil je de link van de webinars ontvangen, vraag deze dan aan bij Lindy l.huibregtse@zeeuwsarchief.nl
Tholen
Fred van den Kieboom, archivaris van de gemeente Tholen, trapte af op 2 september. Hij gaf een inkijkje in het sinds april 2019 doorlopen traject van het in kaart brengen van alle Thoolse digitale archieven vanuit de informatiearchitectuur in Blue Dolphin, met gebruik van Informatiebeheer(s)plan en DSP, tot en met de prioritering van aanpak in de stuurgroep. Veelzeggend was zijn overzicht:
Vanuit dit overzicht en daaruit verkregen inzicht wordt de focus gericht op het langdurig te bewaren archief. Inmiddels zijn de inrichting van het zaaksysteem.nl en het op orde brengen van de archieven van het uit te faseren Corsa, in de stuurgroep geprioriteerd en in gang gezet.
Bekijk de powerpoint presentatie hier.
Schouwen-Duiveland
9 september was het podium voor Ineke van den Broek, archivaris van Schouwen-Duiveland.
Haar eerste dia geeft mooi aan welke ontdekkingstocht je voor je hebt als je de duurzaamheid en beschikbaarheid van digitale gemeentelijke archieven aanpakt.
In Schouwen heeft men zich grondig op de aanpak georiënteerd en de verkregen inzichten heeft men laten neerslaan in een eigen versie Aansluitplan. Daarin is ook voor Schouwen het zaaksysteem tot prioriteit benoemd, waarbij wordt ingezet op archiving by design voor de langdurig te bewaren zaaktypen en het tijdig vernietigen op basis van metadata. In de powerpoint een aantal grafieken die laten zien dat slechts 3% van de zaken langdurig bewaard moet worden, en dat die 3% bijna geheel een tiental zaaktypen betreft. Dus als je het voor die zaaktypen nù goed inricht …. Een ontdekkingstocht maar zeker met een perspectief.
Bekijk de powerpoint presentatie hier.
Provincie Zeeland
In een persoonlijk verhaal schetst Sjaak Portegies, senior beleidsadviseur informatievoorziening en automatisering, op 16 september de ontwikkeling van analoog via hybride naar digitaal bij de Provincie. Aan de hand van onder meer: het werken onder architectuur, de pilot digitale overbrenging projectarchief Tuborotonde en de inrichting van een generiek koppelvlak voor datagebruik tussen applicaties.
Als afsluiting laat Stefan Schrier, projectleider vanuit het Zeeuws Archief die als adviseur meedraait in de projectgroep van de Provincie voor implementatie zaaksysteem.nl, zien hoe de velden voor het vastleggen van beperkingen op de openbaarheid tijdens dossier- en zaakvorming, zijn opgenomen in zowel het DMS Corsa als het zaaksysteem.
Bekijk de powerpoint presentatie hier.
Terneuzen
Olga van Bilzem, informatiecoördinator gemeente Terneuzen laat op 23 september zien dat de aanpak in een quick-scan, waarin je de gehele digitale archiefvorming van de gemeente in beeld brengt, voor Terneuzen een stap te ver was.
Een kritische noot: quick? Om zaken enigszins behapbaar te houden is doorgepakt op basis van een compacte lijst met prio’s, gebaseerd op belang en urgentie.
Inmiddels is gestart is met de aanpak voor het zaaksysteem (DMS – Alfresco).
Informatiebestanden die dit en het komend jaar met prio geanalyseerd zullen worden, zijn de bestemmingsplannen, de Begraafplaatsadministratie en de NAZCA–bodeminformatie. Bij deze laatste is de beschikbaarheid van een specialistische viewer, die is toegerust voor de data en het bestandstype (kaartlagen) in dit systeem, een vraagstuk. Maar gegeven de wens om zaken openbaar te maken en het brede gebruik van NAZCA bij provincie en gemeenten, is de kans groot dat ook anderen bezig zijn voor dit type informatie voorzieningen te ontwikkelen?
Tijdens de sessie kregen we hierop geen reacties. Wellicht een onderwerp voor een volgende kennisuitwisseling?
Omgevingsvergunningen Aagtekerke
In de afsluitende 5e sessie op 30 september stond de overbrenging van de Omgevingsvergunningen uit 2016-2019 van Aagtekerke, één van de 13 kernen van Veere, centraal. Aan de hand van een reeks schermafdrukken werd zicht geboden op het proces en het resultaat van overbrenging van 19 dossiers: de inhoudelijke werkzaamheden, de overbrenging naar Preservica en Mais Flexis – de ingest – en een eerste blik op het resultaat aan de raadpleegkant van het e-Depot.
Bekijk de powerpoint presentatie hier.
Beperkingen openbaarheid
Alhoewel het nadrukkelijk de wens is van Veere om de dossiers Omgevingsvergunningen vanuit het e-Depot via internet raadpleegbaar te maken (publiceren), zijn hier wel degelijk beperkingen aan de orde.
Kees de Ridder, senior informatiebeheerder bij het ZA, licht e.e.a. toe vanuit zijn ervaring met de toepassing van Archiefwet, AVG en Auteurswet bij overbrengingen, de overgang van overheidsinformatie naar een ander openbaarheidsregime bij een archiefdienst.
In Veere is de Functionaris Gegevensbescherming betrokken bij het besluit over de openbaarmaking van dossiers en documenten van het archief Omgevingsvergunningen. Correspondentie, in dit geval het vergunningaanvraagformulier, bevat bijzondere persoonsgegevens zoals het BSN-nummer en zijn daarom beperkt openbaar. Technische informatie is in principe wel openbaar en kan in veel gevallen digitaal gepubliceerd. Maar op de tekeningen in de dossiers berust veelal auteursrecht van de architect of het architectenbureau en kunnen om die reden niet gepubliceerd zonder toestemming. En die wordt tijdens de behandeling van de vergunningaanvraag niet standaard gevraagd.
Al met al is deze casus voor wat betreft het via internet directe toegang geven tot archiefbescheiden, wellicht toch wat teleurstellend. Maar dergelijke beperkingen zullen zeker niet bij ieder archief aan de orde zijn. Ook de Wet Open Overheid (WOO) zal na inwerkingtreding ervoor zorgen dat overheden meer informatie actief openbaar zullen maken.
In samenspraak met archiefvormer zullen we per over te brengen archief bepalen hoever we kunnen gaan met digitaal publiceren. Ook bij inrichting van het VTH-werkproces en applicatie is dit een aandachtspunt: Hoe leggen we in de metadata vast welke beperkingen er zijn ten aanzien van beschikbaarstelling? En het actuele uitgangspunt daarbij is ‘Open tenzij’.
