Wat als je fysieke dossier completer is dan het digitale? En is de kwaliteit wel voldoende? Gemeente Terneuzen besluit tot retrospectieve vervanging voor de periode 2012-2020 en tot routinematige vervanging met ingang van 1 januari 2021.
De gemeente Terneuzen digitaliseert sinds 2012 ontvangen en verzonden papieren documenten. Het scanproces was beschreven, maar door wisseling van apparatuur en verbetering van scaninstellingen was de algehele kwaliteit ongewis. Om schoon schip te maken is enkele jaren hard gewerkt en het resultaat mag er zijn: een B&W-besluit tot retrospectieve vervanging voor de periode 2012-2020 en een B&W-besluit tot routinematige vervanging met ingang van 1 januari 2021. De besluiten zijn bekendgemaakt en nu de bezwaarperiode zonder bezwaren is geëindigd, kunnen deze ook worden uitgevoerd en kan menige archiefdoos in de versnipperaar.
Dat was een lang verhaal in het kort. Eraan vooraf gingen mails, telefoontjes en vooral veel controles door Terneuzen zelf. Want in de eerste jaren werden nog papieren dossiers gevormd. Daardoor was soms het fysieke dossier completer dan het digitale, zodat moest worden bijgescand om te bereiken dat de digitale dossiers alle aanwezige relevante informatie bevatten. Die controles gaan nog even door, maar het eind ervan heeft de gemeente in zicht.
Bijvangst
Na alle overleg over de retrospectieve vervanging, was het handboek routinematige vervanging relatief eenvoudig. En het besluit heeft op meerdere punten bijvangst opgeleverd.
Na de vraag of de geleverde scankwaliteit voldoende was volgt, hoe die te meten en eventueel ook aan een norm te toetsen? Voor de antwoorden hierop heeft de gemeente het digitaliseringsadviesbureau Hans van Dormolen Imaging & Preservation Imaging (HIP) in de arm genomen. Die heeft de scanners getest en deze in overleg met de leverancier optimaal ingesteld.
Omdat het Zeeuws Archief de scankwaliteit erg belangrijk vindt zijn we in het najaar van 2020 gestart met het uitvoeren van een audit op vervanging bij de aangesloten overheden. Hierbij wordt getoetst of het vervangingsproces verloopt zoals in het Handboek Vervanging beschreven is en wordt de technische beeldkwaliteit beoordeeld. Bij deze beoordeling wordt – vanwege het belang ervan – door het Zeeuws Archief de expertise van HIP ingehuurd.
Audit op vervanging
Lees het verslag terug van de voorbereidingen op de audits.
/blog/audit-op-vervanging/Elektronische handtekening
De tweede bijvangst van de Terneuzense vervangingsbesluiten is dat de gemeente zich oriënteert om een elektronische handtekening te gaan implementeren.
In Terneuzen is de situatie namelijk – zoals wellicht bij meer overheden – dat een uitgaande brief ‘nat’ ondertekend wordt en gescand, waarna het papieren origineel meteen verzonden wordt. Bij twijfel of bij ‘gedoe achteraf’ kan de gemeente niet terugvallen op een exacte kopie van wat verzonden is, bijvoorbeeld omdat alleen de aanbiedingsbrief gescand is, niet ook de bijlage.
De gemeente wil hiervoor een robuuster werkwijze hanteren. Daarom heeft het college toestemming gegeven tot een proef van een jaar met digitale ondertekening en oriënteert de gemeente zich nu op het hoe wie wat waar.
Verschillende soorten
Er worden drie typen elektronische handtekeningen – of digitale handtekeningen – onderscheiden: De gekwalificeerde, de geavanceerde en de gewone elektronische handtekening.
Bij overheden wordt vaak een geavanceerde digitale handtekening geïmplementeerd.
Een geavanceerde elektronische handtekening is een digitale versie van de handgeschreven handtekening en bestaat uit digitale gegevens die zijn vastgehecht aan een digitaal document. De digitale ondertekening resulteert in een certificaat waaraan verbonden is een checksum van het document op het moment van ondertekening. Wanneer een digitaal ondertekend document in een goede pdf-reader wordt geopend, wordt daarbij de checksum gecontroleerd. Als na ondertekening iets is gewijzigd – bijv. een arcering – zal de reader aangeven dat het document niet oké is.
Met zo’n digitale handtekening heeft de ontvanger zekerheid over de ondertekenaar en diens bedoeling daadwerkelijk te ondertekenen. Ook kan de ontvanger zien dat het ondertekende document intussen niet gewijzigd is.
Meer informatie is te vinden in de handreiking die de VNG heeft gepubliceerd.
Meerdere overheden zijn bezig met het onderzoeken van de mogelijkheden van een elektronische handtekening of al bezig deze te implementeren. Het lijkt het ons goed om Zeelandbreed kennis en ervaring hierover te delen. Mail daarvoor naar advies@zeeuwsarchief.nl dan kunnen wij vakgenoten met elkaar in contact brengen.
