We blikken terug en we kijken vooruit. Want we werken allemaal aan informatiebeheer op orde, maar het is best lastig om in de complexe materie overzicht te houden.
Traject met impact
Hanneke van Aalst is hoofd informatie en kennis bij het Zeeuws Archief en vanaf het begin betrokken bij het ontwikkelen van het Zeeuws e-Depot. Toen als programmamanager en inmiddels is een heel e-Depot team aan het werk met Frank Bloemsaat als coördinator Zeeuws e-Depot. Er is veel veranderd en de ontwikkelingen gaan snel. 5 jaar geleden presenteerde het Zeeuws Archief de resultaten van de e-Depot pilot met de Provincie Zeeland. Nieuwe pilots stonden in de startblokken
Hanneke: “In die tussentijd is er zo veel gebeurd. Nadat alle Zeeuwse zorgdragers het principebesluit namen om aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot, zijn we met de overheden die hier klaar voor waren van start gegaan; de gemeenten Veere, Tholen, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Provincie Zeeland. Dat waren en zijn leerzame trajecten met grote impact voor zowel de overheden zelf als voor het Zeeuws Archief. We zien ook dat de leveranciers van applicaties die door onze partners worden gebruikt, steeds beter zien wat er nodig is om overheidsinformatie duurzaam te beheren.”
Databestanden
Het Zeeuws Archief heeft zich ontwikkeld tot expert in duurzaam informatie beheer en staat de Zeeuwse overheden bij in meer dan alleen aansluittrajecten. Want het organiseren van informatiebeheer, nog voordat archiveren of vernietigen aan de orde is, is veelomvattend en tijdrovend.
Hanneke: “We zijn er nog lang niet. De ontwikkelingen gaan razendsnel. Een belangrijk voorbeeld van die ontwikkeling is de manier waarop gekeken wordt, en wordt omgegaan met informatie. Traditioneel wordt informatie gezien als documentair: brieven, rapporten, besluiten. Dat zal wel blijven, maar ook vaak is de bron van de informatie juist niet documentair. Grote databestanden zijn dan de eigenlijke bron. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat ook deze voor de langere termijn authentiek, volledig en toegankelijk blijven?”
Data interpreteren
“Daarnaast is de manier waarop deze informatie gebruikt wordt voor het uitstippelen van beleid het bewaren waard. Want hoe worden de data geïnterpreteerd? Welke algoritmen liggen hieraan ten grondslag? Deze hoogwaardige technologie onttrekt zich volledig aan het zicht en is voor de leek moeilijk te begrijpen. Maar voor de controleerbaarheid van de overheid is het essentieel dat ook dit onderdeel van de informatiehuishouding van de overheid goed wordt beheerd en toegankelijk is.”
