Wie werken er bij het Zeeuws Archief? Waar houden ze zich mee bezig, wat doen zij zoal? En wat is daarvoor nodig? We stellen onze medewerkers graag voor. Dit keer maken we kennis met Dick de Heer, inspecteur.
Kort gezegd houdt Dick zich bezig met de vraag of overheden hun informatie goed bewaren. Overheden ontvangen, maken en communiceren veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf. Als het informatiebeheer niet op orde is kan dat leiden tot imagoschade of financiële schade. Ook publieke verantwoording is een belangrijk doel waarom overheden hun informatie op orde moeten hebben. “Minister de Jonge die niet kan hardmaken waar miljarden belastinggeld aan uitgegeven zijn, maakt daarmee geen beste beurt”.
Toezicht op informatiebeheer
De Archiefwet is de basis voor het werk van Dick. Daarin is het beheer en de toegang van overheidsarchieven geregeld. Zo moeten overheden hun informatie uiteindelijk overbrengen naar een archiefinstelling. Een aantal Zeeuwse gemeenten, de provincie en waterschap Scheldestromen heeft het Zeeuws Archief als hun archivaris aangewezen. Hun archieven worden beheerd door het Zeeuws Archief.
In de Archiefwet is bepaald dat een aangewezen archivaris – naast overgebracht archief beheren – ook toezicht houdt op het informatiebeheer bij de bewuste overheid. De formele taak rust bij de directeur en wordt door Dick – met de collega’s van het team Inspectie & Advies – uitgevoerd.
Advisering en ondersteuning
De huidige Archiefwet, uit de tijd van Office95, is nog redelijk papier georiënteerd. Al jaren steunen zowel de bedrijfsvoering van overheden als de dienstverlening aan burgers en bedrijven echter op ICT-voorzieningen en internet. “Informatiebeheer wordt minder zichtbaar. Je ziet geen stapels papier meer, we werken steeds meer digitaal. Een offerte kan ontvangen worden per brief, via de mail of via WhatsApp. Er moeten goede afspraken gemaakt worden hoe en waar dingen vastgelegd worden. Je wilt immers risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van geld, imago of bestuur, voorkómen”.
Dick adviseert en ondersteunt overheden bij het vormen van digitale archieven en de manier waarop deze tot stand komen en vastgelegd en bewaard worden. “Zo ben ik momenteel betrokken bij een datamigratie bij een gemeente, waarbij gegevens van het ene informatiesysteem naar het andere overgezet worden. Wij hebben er een handleiding voor opgesteld met aandachtspunten wat een overheid van zo’n traject kan documenteren en op welke momenten en waarover het Zeeuws Archief geïnformeerd moet worden”. Dick benadrukt dat een overheid zelf verantwoordelijk blijft, maar dat het Zeeuws Archief mee kijkt en eventueel kan adviseren over hoe het risico op een eventueel informatie-incident verkleind kan worden.
“De toename van digitale middelen maakt communiceren makkelijker, maar de vastlegging van afspraken raakt versnipperd en wordt onoverzichtelijker”
— Dick de Heer
Onderzoek, advies en verbeterplan
Voor gemeenten is er een instrument opgesteld voor het toezicht op archief- en informatiebeheer, het KPI onderzoek. KPI staat voor Kritische Prestatie-Indicatoren, aspecten van het informatiebeheer die bepalen of het eindresultaat voldoende is. Dick houdt zich veel met dit type onderzoek bezig. Er wordt een rapport opgesteld voor de betreffende overheid met handvatten en aanbevelingen voor het verbeteren van het informatiebeheer. “En daarover ga je natuurlijk samen in gesprek. Want het archieftoezicht heeft ‘geen tanden”. De archivaris heeft geen bevoegdheid om met maatregelen bij een overheid in te grijpen. Bij de aanbevelingen ligt het ook niet zwart/wit: informatiebeheer is een samenspel van techniek, afspraken en gedrag van mensen. Een haperend informatiebeheer kan technisch worden verbeterd maar ook door preciezere afspraken of beter naleefgedrag.
Daarnaast vindt er periodiek overleg plaats tussen de diverse overheden en het Zeeuws Archief, het Tactische Informatieoverleg ofwel TIO. Er is ook een overlegvorm op directieniveau, het SIO of Strategisch Informatieoverleg. “Momenteel zijn we bezig met het TIO met Schouwen-Duiveland. We hebben onlangs een gesprek met hen gevoerd, waarbij zowel de dienstverlening door het Zeeuws Archief aan de orde kwam, als het informatiebeheer door de gemeente. Een aantal verbeterpunten zijn in gang gezet”.
“Bij iedere partner loop je tegen andere zaken aan, ieder organiseert de processen op eigen wijze, dus ieder krijgt echt een advies op maat. Dat maakt dit werk mede enorm boeiend!” Vanwege de expertise van het Zeeuws Archief komt het regelmatig voor dat ook niet bij het Zeeuws Archief aangesloten overheden een onderzoeks- of adviestraject aanvragen.
Van chemisch analist naar informatiebeheerder
Bij het onderzoeken en adviseren bij de partners die heel verschillend werken komt de kennis van en werkervaring bij diverse overheden van Dick goed van pas. Zo werkte hij bij de gemeente Utrecht, het ministerie van Buitenlandse Zaken en de gemeente Delft. Dicks carrière begon heel ergens anders; als chemisch analist. Maar daar werd hij niet gelukkig van. Via een tussenstap in de uitvaartzorg kwam hij in 2001 in de informatiewereld terecht. En dat paste hem. In 2011 behaalde hij zijn archiefdiploma. Sinds drie jaar werkt Dick bij het Zeeuws Archief. “De combinatie van beleid, strategie en met mensen omgaan – zowel collega’s als medewerkers bij de overheden – én een beetje politiek gevoel maken mijn baan boeiend”.
Heeft Dick, die zich dus niet inhoudelijk met de archieven bezighoudt, wel een favoriet archief? “Goede vraag! Nee, eigenlijk niet. Maar misschien komt dat nog als ik onderzoek ga doen naar mijn schoonfamilie, die uit Axel komt”.
Dick heeft wél ervaring met archiefonderzoek, want voor zijn opleiding heeft hij onderzoek gedaan naar zijn grootvader. “Hij kwam uit Den Briel en was aanvankelijk ‘visser’ en later ‘schipper’. Deze beroepen staan op de geboorteakten van zijn kinderen”. Dick vermoedt dat dit geen synoniemen zijn, maar dat zijn overopa na de aanleg van de Nieuwe Waterweg en verlanding van de Maas, beurtschipper is geworden. Later werd hij ‘koopman’ en begon een viswinkel in Zevenbergen. “Zijn employability, zijn zoektocht naar een baan die op dat moment bij hem en bij de maatschappelijke ontwikkelingen past, komt ook in mijn leven terug. Na wat omzwervingen voel ik me in Zeeland en in deze baan helemaal thuis!”.