Het informatiebeheer in vakapplicaties is nog niet bij alle overheden goed geregeld. Een overzicht maken met alle applicaties is al lastig. We kijken naar een voorbeeld.
Volgens de Archiefwet 1995 zijn overheden verplicht om informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende informatieobjecten. Dit geldt ook voor informatieobjecten in vakapplicaties, maar bij overheden ontbreekt het veelal aan inzicht hierin en daarmee ook aan het tijdig vernietigen volgens de geldende termijnen. Bij de inrichting van de vakapplicaties staat dit vaak niet op het netvlies van de vakafdeling en de leveranciers. De functionaliteit voor vernietigen ontbreekt en betrokkenheid van de afdeling DIV of informatiebeheerders is niet vanzelfsprekend.
We zien bij lokale overheden ook dat er een overzicht ontbreekt. Bij de uitvoering van de quickscan in het aansluittraject Zeeuws e-Depot, komt het helaas ook wel voor dat we op aangeven van zorgdrager de vakapplicaties noodgedwongen nog maar even laten rusten.
projectaanpak gemeente Waalwijk
Een voorbeeld dat volgens ons nuttig is om te bekijken is de projectaanpak van de gemeente Waalwijk.
In het ‘Advies werkwijze project informatiebeheer vakapplicaties gemeente Waalwijk’ wordt nut en noodzaak en de risico’s die een gemeente loopt, met name vanuit de AVG, goed beschreven. Vervolgens wordt een compacte aanpak uitgewerkt in een overzichtelijke 16 pagina’s. Dit is inclusief praktische bijlagen ter ondersteuning van de gesprekken met de contactpersoon vakafdeling en het vastleggen van afspraken in een beheercontract. Eerste focus daarbij is vernietigen. Maar dit kan een opstap zijn naar meer waar nuttig.
Het projectdocument van Waalwijk wordt beschikbaar gesteld op VNG Fora op de site Grip op Informatie.
Hebben we in Zeeland misschien ook goede voorbeelden? En wil je dit delen met het team van het Zeeuws Archief? Neem contact op met Frank Bloemsaat, coördinator Zeeuws e-Depot f.bloemsaat@zeeuwsarchief.nl .
Week van de grip op informatie
Op 20 april kun je, tijdens de derde week van grip op informatie, ook de ontbijtsessie volgen waarbij Tessa de Vos, teammanager van Waalwijk, spreekt over de hiergenoemde aanpak.
In diezelfde ontbijtesessie spreekt ook onze collega Tessie Schepman over vernietigen van legacy.
