Het Zeeuws Archief en de gemeente Middelburg zijn gestart met het aansluittraject op het Zeeuws e-Depot. De eerste grote klus is het overbrengen van de archieven uit het zaaksysteem Alfresco.
De intentie was al lang geleden uitgesproken, net als alle Zeeuwse gemeenten wilde de gemeente Middelburg graag aansluiten op het Zeeuws e-Depot. Maar wat is het juiste moment?
Astrid Faassen, afdelingshoofd Facilitaire Zaken gemeente Middelburg: “Voor ons is het nu het juiste moment. We hadden eerst het plan om de archieven uit Alfresco over te brengen naar ons nieuwe zaaksysteem, maar in overleg met het Zeeuws Archief hebben we besloten de archieven meteen over te brengen naar het Zeeuws e-Depot.“
“We zijn allemaal heel erg lerend, maar nu met elkaar bereid om deze enorme klus te klaren. Meteen zo’n grote eerste overbrenging in het aansluittraject, dat is ineens groot beginnen en toch moeten we stapsgewijs werken. Het plan moet regelmatig bijgestuurd worden.”
“We zijn blij met de expertise van het Zeeuws Archief daarin. Samen weten we waar we het voor doen, het veilig stellen voor de toekomst van onze digital born archieven. We hebben gelukkig een projectteam waarin iedereen heel dedicated is.”
Exports
Voor het maken van de exports uit Alfresco is een externe partij ingehuurd. Deze ondersteunt ook de metadatamapping (MDTO) ‘van oud naar nieuw’ en zorgt ook voor de omzetting naar een te ingesten formaat (TopX).
Uit dit proces zijn waardevolle lessen getrokken voor alle partijen. Bijvoorbeeld hoe applicaties zoals het nieuwe zaaksysteem vanaf het begin beter ingericht moeten worden, zodat al rekening wordt gehouden met de digitale duurzaamheid. Met de voorbeelden en ervaringen kun je je eisen naar de leverancier beter onderbouwen, zowel in aanbestedingen als bij implementatie en verdere ontwikkeling. Maar ook nut en noodzaak van taken in de eigen werkprocessen komen goed in beeld.
Vervolg
Wat zijn de volgende stappen in dit traject voor de gemeente Middelburg?
Faassen: “We willen samen met het ZA een plan maken waarbij we alle applicaties, waarin digitaal archief wordt gevormd, in kaart brengen. En vanuit dit overzicht kunnen we plannen hoe we ze stuk voor stuk gaan overbrengen en archiveren.”
“Het is een grote uitdaging en het is nodig dat we daarin de hele organisatie meenemen. Dat begint bij het MT die het belang van het aansluiten op het Zeeuws e-Depot moet inzien.”
De gemeente Middelburg is als zesde overheid in de rij aangesloten na de gemeenten Tholen, Schouwen-Duiveland, Veere, Terneuzen en de Provincie Zeeland.