De 4 voordelen van Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO)

De Standaardisatieraad van het Nationaal Archief heeft onlangs de Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) vastgesteld. Hiermee komt er een nieuw Toepassingsprofiel dat voor de gehele Nederlandse overheid hetzelfde is. De nieuwe toepassing biedt daarmee mogelijkheden voor de gehele overheid binnen Nederland.

Door het gebruik van MDTO is het voor overheden makkelijker om informatie efficiënter in te richten. Het eenduidig vastleggen van metagegevens maakt het mogelijk om overheidsinformatie voor de lange termijn toegankelijk te maken in het Zeeuws e-Depot.

Het Zeeuws Archief heeft de kennis in huis om overheden bij te staan om te ondersteunen bij de toepassing van dit nieuwe toepassingsprofiel.

1 Veel overheidsorganisaties, één toepassing

Met MDTO wordt het voor alle overheidsorganisaties mogelijk één toepassingsprofiel te gebruiken. Voorheen was dat niet mogelijk, doordat lokale overheden TMLO gebruikten en de rijksoverheden het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TMR).

2 Duidelijkheid in verplichtingsniveaus

De vaak onduidelijke en moeilijk van elkaar te onderscheiden verplichtingsniveaus – vijf niveaus variërend van verplicht tot optioneel – zijn in MDTO teruggebracht tot twee verplichtingen: ‘verplicht’ en ‘verplicht indien bekend’. Meer informatie over de verplichtingsniveaus.

3 Archiefvormers kunnen eigen ordening hanteren

MDTO specificeert niet wat een aggregatie is, noch wordt voorgeschreven hoe een aggregatieniveau dient te heten. Meer traditionele niveaus als dossier of serie worden als voorbeeld genoemd, maar organisaties zijn vrij om aggregatieniveaus te benoemen en deze zelf een naam toe te kennen.

4 ‘Beperking gebruik’ vervangt drie elementen met beperkingen op gebruik

De gegevensgroep ‘Beperking gebruik’ neemt de plaats in van de drie elementen Gebruiksrechten, Vertrouwelijkheid en Openbaarheid. Deze elementen werden gebruikt in TMLO en TMR. De groep ‘Beperking gebruik’ maakt het mogelijk meerdere typen beperkingen vast te leggen voor een informatieobject (Auteursrecht, AVG of Archiefwet).