Om te kunnen voldoen aan de eisen van de archiefwet, laat de gemeente Hulst momenteel een nieuwe geklimatiseerde archiefbewaarplaats bouwen. Die is naar verwachting eind oktober 2014 gereed.
Zodra het klimaat in orde is, kunnen de betreffende archiefcollecties die zich nu in de depots van het Zeeuws Archief bevinden worden overgebracht van Middelburg naar Hulst.
Vanwege deze op handen zijnde verhuizing leest u hier een dubbelinterview met Antoine Prinsen, archivaris van de Gemeente Hulst, en Hannie Kool-Blokland, directeur van het Zeeuws Archief, over deze nieuwe bewaarplaats, de bestanden die zoal verhuizen en over de toekomst van het bewaren van archief, papier en digitaal.
Momenteel wordt een geheel nieuwe archiefbewaarplaats gebouwd voor de gemeente Hulst. Aan Antoine Prinsen, gemeentearchivaris van Hulst, de vraag waarom.
“Al jaren kampt de gemeente met een tekort aan goede bergruimte voor de archieven. De documenten worden op meerdere plaatsen bewaard en die plaatsen voldoen niet allemaal aan de eisen die door de wet worden gesteld. Dat wil zeggen: de omstandigheden waaronder de documenten nu worden bewaard is niet goed. Ook uit het oogpunt van archiefbeheer is de verspreiding van de documenten over meerdere locaties niet wenselijk. De bewaring van de archieven zal straks dus optimaal zijn, het beheer ervan zal gemakkelijker worden en het publiek kan voortaan op één locatie alle relevante archieven inzien.”
Welke eisen stelt de wet dan precies aan een archiefbewaarplaats?
Antoine legt uit: “De wet verplicht het college van B&W om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De nieuwe kelder voldoet door de wijze van bouwen en het aanbrengen van een klimaatbehandelingsinstallatie straks aan de wettelijke eisen en kan dienen als nieuwe archiefbewaarplaats voor de gemeentelijke archieven en verzamelingen.”
Wat vindt de directeur van het Zeeuws Archief, dr. Hannie Kool-Blokland, eigenlijk van een nieuwe archiefbewaarplaats?
Hannie wijst graag op de toekomst van archiefbewaarplaatsen en de digitale samenleving: “Archieven moeten altijd onder goede bewaarcondities worden opgeborgen. Dat geldt voor papieren archief, maar evenzo voor digitaal archief. De grote slag die archiefdiensten op dit moment aan het maken zijn, is de bewaring van digitaal archief. Uiteraard blijft altijd nog het papieren archief bestaan, en een depot dat aan de eisen voor zorgvuldige bewaring voldoet is uiteraard een randvoorwaarde.
Maar de digitale wereld van nu vraagt om de volgende stap. Iedereen, overheden, particulieren, noem maar op, werkt tegenwoordig digitaal en wil straks ook zo dat digitale archief raadplegen. De beschikbaarheid van archieven verandert dus enorm. Dat is ook de reden dat het Zeeuws Archief de mogelijkheid biedt om wanneer je een (deel van een) oud papieren archief digitaal wil raadplegen, je dat op verzoek kunt laten digitaliseren. Het voordeel daarvan is enorm: raadpleging thuis, op een tijd die jou schikt, onbeperkt!
Met andere woorden, bij het oude vertrouwde depot voor papier, zoals we dat al honderden jaren kennen, komt nu ook het digitaal depot. Daarvoor zoekt het Zeeuws Archief de samenwerking met alle Zeeuwse overheden en collega-archiefdiensten. Dat biedt grote kansen voor de overheid als archiefvormer en voor ons als archiefbewaarder, want de schaal van de data is daardoor veel groter. Maar uiteindelijk profiteert vooral het publiek ervan.”
Een aantal archiefbestanden dat nu nog bij het ZA wordt bewaard zal overgaan naar de nieuwe bewaarplaats in Hulst. Om welke collecties gaat het?
Antoine vertelt: “Het gaat om de doop-, trouw en begraafregisters die in de jaren vóór 1800 werden volgeschreven door de pastoors en predikanten in Oost-Zeeuws-Vlaanderen. Deze registers werden kort na 1800 bij de verschillende kerkgenootschappen in beslag genomen en overgebracht naar de gemeentehuizen. Van daaruit werden ze honderd jaar later overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats. De registers die geklasseerd werden als behorende tot de stad Hulst zijn al sinds jaar en dag terug in Hulst. Nu keren ook de overige registers terug naar de streek waar ze zijn gevormd.
Een tweede belangrijk archief dat terugkeert is dat van het Hulsterambacht. Dat archief werd gevormd door het bestuur dat zeggenschap had over het platteland rond de stad Hulst. Het rechtsgebied van dat bestuur is volledig opgenomen in de huidige gemeente Hulst. Uiteraard is dit archief, dat zich uitstrekt over de jaren 1242-1795, van groot belang voor iedereen die de geschiedenis van de gemeente Hulst en van Oost-Zeeuws-Vlaanderen bestudeert.
Verder krijgen ook de archieven van de verschillende kerkgenootschappen in Oost-Zeeuws-Vlaanderen een plaats in de nieuwe archiefbewaarplaats. Al met al zal het gemeentearchief Hulst uitgroeien tot dé plaats voor eenieder die onderzoek wil doen naar de geschiedenis van onze streek. De verschillende archieven kunnen in de nieuwe situatie veel beter in hun context bestudeerd worden.”
Wat vindt het Zeeuws Archief van deze overbrenging naar Hulst? We vragen het directeur Hannie Kool-Blokland.
“Voor het Zeeuws Archief is de digitale beschikbaarheid van archieven van groot belang,” benadrukt Hannie. “Het Zeeuws Archief zal als rijksarchief in de provincie Zeeland altijd de rijksarchieven blijven bewaren. Andere archieven kunnen overgedragen worden indien de depots aan de vereisten voldoen. Voor de bezoeker is echter het belangrijkste dat de toegankelijkheid van archieven optimaal is. Daarom is digitale beschikbaarheid nu ook de nieuwe weg. Niet alleen de toegangen staan online, maar door het aanvraagsysteem op onze website www.zeeuwsarchief.nl, zeg maar de digitale archiefbank van Zeeland, kan iedereen zelfs op verzoek stukken laten digitaliseren die nu nog niet digitaal beschikbaar zijn.
In de studiezaal van archiefdiensten kan iedereen een stuk altijd ook nog gewoon fysiek opvragen, maar de digitale aanvraagmogelijkheid en dito beschikbaarheid maken dat afstand geen rol meer speelt. Onderzoek kan overal, en breder en dieper worden gedaan. We zien dat nu al met digitale bezoekers aan onze database Zeeuwsen Gezocht voor genealogisch onderzoek. Ze komen van over de hele wereld: mensen in Australië, Canada, en Azië, overal vandaan zoekt men online in deze database naar zijn voorouders die ooit in Zeeland hebben gewoond of gewerkt.”
De verwachting is dat de nieuwe archiefbewaarplaats van Hulst eind oktober 2014 gereed is. Afhankelijk van het moment waarop ook het klimaat van de bewaarplaats in orde is, worden de Hulster archieven overgebracht.
“Dat gebeurt uiteraard in overleg met het Zeeuws Archief,” aldus Antoine tot slot. “De wens is zo spoedig mogelijk, maar we zijn niet alleen afhankelijk van het klimaat in de archiefbewaarplaats. Het gaat om in totaal zo’n 1.400 strekkende meter, een operatie die nauwgezet en zorgvuldig moet worden voorbereid en uitgevoerd. We hopen dat de plaatsing in onze nieuwe archiefbewaarplaats half december 2014 is voltooid.”
Update: De in dit artikel gemelde verhuizing van bestanden van het Zeeuws Archief naar het Gemeentearchief Hulst heeft inmiddels plaatsgevonden. Sinds dinsdag 25 november 2014 zijn de archieven ter inzage in het Gemeentearchief.