Wanneer digitale informatie wordt overgebracht van overheden naar het Zeeuws Archief, wordt het opgenomen en beschikbaar gesteld in en vanuit het Zeeuws e-Depot. Maar niet alle informatie mag openbaar gemaakt worden.
Voor gevoelige informatie zijn er gronden en termijnen voor zogenaamde beperkingen op de openbaarheid. Deze worden beschreven in de metadata. Het toekennen van die beperkingen, is een taak voor de archiefvormende organisaties zelf, zo wordt hieronder betoogd. En daar zijn mogelijkheden voor.
Volgens de wet
Niet alle informatie is na overbrengen ook openbaar. Voor beperkingen op de openbaarheid zijn er wettelijke gronden en termijnen. Gevoelige informatie over personen, overheden of organisaties zijn op grond van met name de AVG en de Archiefwet voor bepaalde perioden niet in te zien. Informatie waarop rechten rusten, met name vanuit de Auteurswet, kan niet zonder meer beschikbaar gesteld worden. Dit gold altijd al voor analoge archieven en dat is niet anders voor digitale archieven. Echter, bij digitale informatie vereist dit extra nauwkeurigheid. Bij de verstrekking is er bijvoorbeeld geen menselijk contact en toezicht, waarbij afspraken gemaakt en vastgelegd kunnen worden. Niet alleen de ambtenaar, maar iedereen kan de archieven immers thuis vanaf de computer bekijken en downloaden. Digitale informatie leent zich daarmee bij uitstek voor hergebruik, bewerking, snelle vermenigvuldiging en verspreiding.
Beperkingen in metadata
Als voor het moment van overbrenging nog per dossier de openbaarheid moet worden bepaald, dan is dat natuurlijk een enorme klus. Het is echter ook geen optie om om deze redenen dan maar op pak ‘m beet negentig procent van de archiefdossiers het stempel ‘beperkt openbaar’ te plakken. Zeker niet in deze tijd waarin sterk de nadruk wordt gelegd op het belang van actieve openbaarheid: het door bestuursorganen uit eigen beweging openbaar maken van informatie. Zie ook de Wet open overheid (Woo), die in januari 2021 in de Tweede Kamer is aangenomen.
Daarom is het nóg belangrijker geworden dat de beperkingen op de juiste manier zijn beschreven in de metadata. Deze beperkingen kunnen alleen met kennis over inhoud van zaken, dossiers, data en documenten, worden vastgelegd. Daarom betogen wij dat behandelend ambtenaren hier tijdens de uitvoering in ieder geval een begin mee moeten maken. Dat moeten we van ze durven vragen en daartoe moeten we ze faciliteren in de informatiesystemen.
Vanaf het begin
In veel gevallen kan de keuze van beperkingen eigenlijk al bij het creëren of binnenkomen van de informatie worden toegekend. Maar hoe dit te organiseren is best een puzzel. Want wie in de organisatie is verantwoordelijk voor het zetten van de stempels, de beschrijving in de metadata? Dat zijn al lang niet meer alleen de DIV-medewerkers. Daarvoor is het te veel en bovendien wordt veel informatie in de vakapplicaties op de verschillende afdelingen gemaakt. Alle medewerkers die informatieobjecten toevoegen aan het DMS, het zaaksysteem of de vakapplicatie hebben dus een rol. Het is belangrijk om te bepalen wanneer, op welke manier en door wie deze stempels kunnen worden toegekend en waar die verantwoordelijkheid wordt belegd.
Het Zeeuws Archief adviseert organisaties over wat er mogelijk is, bijvoorbeeld door middel van een risico-analyse op basis van de dossierbeschrijvingen. Maar ook bij de inrichting van een (nieuw) informatiesysteem ontstaan mogelijkheden. We denken graag mee over een passende oplossing.
Wie hierover eens van gedachten wil wisselen met een archiefinspecteur en/of medewerker e-Depot kan contact opnemen met Frank Bloemsaat, coördinator Zeeuws e-Depot. Stuur een email