Zeeuws e-Depot

Het Zeeuws Archief beschikt sinds eind 2015 over een e-Depot waarin digitale archieven worden bewaard en beheerd, het Zeeuws e-Depot.

Een e-Depot is een voorziening waarin digitale informatie wordt bewaard, beheerd en voor de lange termijn toegankelijk gehouden. Dat betreft elk type informatie, ongeacht de informatiedrager: documenten, kaarten, tekeningen, databases, beeld- en geluidmateriaal, etc.

Zeeuws e-Depot - folder 20161018 voorzijde - DAT-bureau

In het Zeeuws e-Depot is de informatie altijd in originele staat terug te vinden. De opgenomen bestanden worden permanent gecontroleerd, actief beheerd ofwel gepreserveerd (zonodig omgezet naar andere formaten zodat het leesbaar blijft) en beschikbaar gesteld aan iedereen die daarvoor is geautoriseerd.

Voor wie is het Zeeuws e-Depot bestemd?

Het Zeeuws e-Depot is in beginsel beschikbaar voor iedere overheid, bedrijf of maatschappelijke organisatie in Zeeland die zijn informatie langdurig toegankelijk wil houden.

  • De eigen digitale en gedigitaliseerde collectie van het Zeeuws Archief wordt opgenomen, bijvoorbeeld van Rijkswaterstaat en de notarissen.
  • Andere overheden kunnen hun bestanden laten beheren en toegankelijk maken. Zij hebben een wettelijke taak om hun informatie te behouden en toegankelijk te houden.
  • Bedrijven, verenigingen en stichtingen die een belangrijke rol hebben gespeeld in de Zeeuwse samenleving kunnen eveneens gebruik maken van het Zeeuws e-Depot.

Waarom kiezen voor het Zeeuws e-Depot?

  • De continue beschikbaarheid van uw digitale data is gegarandeerd want het Zeeuws e-Depot is onderdeel van een landelijke voorziening van het Nationaal Archief in Den Haag.
  • U profiteert van de nieuwste kennis, ervaring en expertise op het gebied van duurzaam digitaal informatiebeheer want de kern is ‘state of the art’ software die wereldwijd wordt gebruikt door toonaangevende kennisinstituten.
  • Uw data zijn veilig in overheidshanden want het Zeeuws Archief is een overheidsorgaan.
  • U heeft alle noodzakelijke kennis, ondersteuning en advies dichtbij huis.
  • Het Zeeuws Archief heeft al ruim 100 jaar ervaring met beheren en toegankelijk houden van informatie. Het is DE dienstverlener in Zeeland op het gebied van duurzaam informatiebeheer.
  • De archivarissen/informatiespecialisten van het Zeeuws Archief worden voortdurend bijgeschoold.


“Een geruststellend idee, mijn digitale data veilig en voor altijd beschikbaar in het Zeeuws e-Depot!”


Wanneer kan ik terecht?

We staan klaar om samen met u het opnameproces van uw informatie te starten. Maar voordat de informatie kan worden overgebracht, zal deze geschikt moeten worden gemaakt voor opname. Zie de paragraaf Stappenplan.

We adviseren u al in een vroeg stadium contact met ons op te nemen en u te laten informeren. In overleg komen we tot een aanpak die voor uw organisatie geschikt is. U kunt veel zelf doen en het Zeeuws Archief kan u daarbij helpen met advies of u zelfs werk uit handen nemen.

Stappenplan

Iedere organisatie heeft haar eigen specifieke systemen, wensen en tempo. In overleg met u komen we tot een stappenplan op maat. Om u een idee te geven volgen hier enkele belangrijke stappen.

- Een oriënterend gesprek
We verkennen de stand van zaken van de informatiehuishouding binnen uw organisatie en wat het e-Depot voor u kan betekenen. We nemen het dienstenpakket van het Zeeuws Archief met u door.

- Een analyse maken van uw informatiehuishouding
Een grondige inventarisatie en analyse van de systemen en applicaties binnen uw organisatie waarin informatie wordt opgeslagen. Welke informatie staat waar, hoeveel is het en wat is de ‘staat’ van de data.

- Een proefproject uitvoeren
In een beknopte pilot doorlopen we samen het hele proces van identificatie van informatieobjecten tot en met opname in het e-Depot. Dit doen we aan de hand van enkele bestanden uit een documentmanagement systeem en/of een andere applicatie (zie de resultaten van de pilot van de provincie Zeeland met het Zeeuws Archief)

- De werkwijze bepalen
Samen bepalen we hoe en in welk tempo de informatie uit uw applicaties in het e-Depot zal worden opgenomen. Ook bespreken we wat u zelf doet en wat het Zeeuws Archief u uit handen neemt.

- Een overeenkomst sluiten
Zodra we het eens zijn over de werkwijze leggen we die vast in een set samenwerkingsafspraken. Deze afspraken maken deel uit van een dienstverleningsovereenkomst voor het archiefbeheer. Overheden kunnen er ook voor kiezen deelnemer te worden in de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief.

- Metadata identificeren en vertalen (‘mappen’)
Uw informatie is vindbaar en houdbaar via een set kenmerken, de zogenaamde metadata. Deze metadata worden vertaald in een voor het e-Depot leesbaar formaat (het zogenaamde ‘mappen’). Deze processtap herhaalt zich voor elke applicatie waaruit informatie wordt opgenomen in het e-Depot.

- Invoeren in het e-Depot en beschikbaar stellen
Na invoer (‘ingest’) van het materiaal in het e-Depot is uw informatie direct toegankelijk voor iedereen die hiertoe gerechtigd is.

Wat moet ik doen?

Aan de hand van de Handreiking digitaal informatiebeheer op orde die de Zeeuwse werkgroep in eigen beheer heeft ontwikkeld, kunt u bepalen wat u nog moet doen ter voorbereiding. Hiermee kunt u uw eigen plan van aanpak opstellen.

Meer informatie of maak een afspraak

Zie Wat is een e-Depot en de FAQ voor meer vragen en antwoorden.

Heeft u belangstelling? Wilt u meer weten? Neem contact op met het Zeeuws Archief voor een vrijblijvend gesprek.
Hanneke van Aalst, hoofd Informatie & Kennis
Telefoon 0118- 678 800 of 06-31654574
edepot@zeeuwsarchief.nl

Zeeuws e-Depot. Tekening: Elco van Staveren - bureau Denkschets

Bookmark and Share