Wat is een e-Depot?

Een e-Depot is een voorziening waarmee digitale informatie wordt beheerd zodat deze ook over 50 of zelfs 100 jaar nog leesbaar, toegankelijk en authentiek is.

Digitaal werken

Volgens de Archiefwet moet overheidsinformatie in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Overheden werken binnenkort helemaal digitaal. Dat betekent dat hun digitale vergunningen, besluiten en ook hun databases, digitaal zullen moeten worden bewaard.

e-Depot

Als we spreken over een e-Depot, dan bedoelen we het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt (bron: ED3).

Uit welke onderdelen bestaat een e-Depot?

Een e-Depot bestaat tenminste uit de volgende onderdelen:

  • Elk document en iedere database krijgt een unieke set kenmerken mee (metadata) zodat ze veilig kunnen worden opgenomen en altijd weer in originele staat terug te vinden zijn.
  • Er is speciale software ontwikkeld waarmee documenten en databases dusdanig worden beheerd dat ze ook op nieuwe generaties computers te lezen zullen zijn. Deze software blijft voortdurend in ontwikkeling.
  • Dit vraagt om deskundige medewerkers, strakke protocollen en afspraken wie wat mag doen in het systeem.

Er is een voorziening nodig (via een website zoals Archieven.nl) waarmee men in het materiaal kan zoeken. Daaraan zijn autorisaties verbonden voor materiaal dat nog niet openbaar is.

Wat is de basis van het e-Depot?

Het Zeeuws e-Depot is gebaseerd op het Open Archival Information System Reference Model (OAIS). Het Zeeuws Archief beheert een eigen omgeving (tenant) in de landelijke e-Depotvoorziening bij het Nationaal Archief. Er wordt gebruik gemaakt van de e-Depot applicatie van het Britse Preservica. De hardware (werkstations, serverpark, verbindingen) is deels van het Zeeuws Archief en deels van het Nationaal Archief.

Zeeuws e-Depot. Tekening: Elco van Staveren - bureau Denkschets

Toelichting afbeelding e-Depot

SIP – Submissive Information Package. Dit is het geheel van archiefbestanden en bijhorende metadata in een formaat dat leesbaar is voor het e-Depot. Een SIP kan worden ingevoerd in het e-Depot.

Ingest – het proces waarbij de bestanden en metadata in de SIP worden gecontroleerd (virussen, bestandsformaten) en, indien goedgekeurd, worden opgenomen in het e-Depot.

Administration – het beheren en bewerken van de in het systeem opgeslagen metadata.

Preservation Planning – de systemen, procedures en eventuele andere hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat de opgeslagen bestanden en metadata ook echt duurzaam toegankelijk zijn en blijven.

Preservation – het behoud van digitale informatieobjecten, eventuele omzetting naar nieuwe bestandsformaten en dergelijke.

Storage – de duurzame opslag van de archiefbestanden.

Datamanagement – deze functie regelt het beheer van de metadata van de archiefbestanden en het bijhouden van de handelingen (events) die op de archiefbescheiden en metadata zijn toegepast.

Access – het toegang geven tot de opgeslagen informatie, waar nodig voorzien van autorisaties als delen van de informatie nog niet openbaar zijn.

Lees HIER meer informatie over het Zeeuws e-Depot.

Bookmark and Share