FAQ

Vragen en antwoorden over het e-Depot.

Wat is een e-Depot?

Een e-Depot is een voorziening waarmee digitale informatie wordt beheerd zodat deze ook over 50 of zelfs 100 jaar nog leesbaar en bruikbaar is.
Als we spreken over een e-Depot, dan bedoelen we een systeem van hardware, software voor beheer en toegang en werkafspraken tussen medewerkers van de overheid en het archiefdepot zelf.
Van het e-Depot van het Zeeuws Archief, het Zeeuws e-Depot kunnen overheden en particuliere organisaties vanaf 2016 gebruik maken.

Waarom zou ik mijn informatie naar een e-Depot overbrengen? Ik heb toch een DMS waar ik alles in bewaar?

Een documentmanagement systeem (DMS) is zeker geschikt voor het beheren en vindbaar houden van digitale documenten en bestanden over een aantal jaren, maar niet over vele tientallen jaren. Een DMS heeft over het algemeen niet genoeg ruimte voor zoveel data, ook niet voor wat er overblijft na selectie en overheidsorganisaties hebben naast een DMS nog veel andere applicaties waarin informatie gearchiveerd is. Door de snelle ontwikkelingen in de ICT is een DMS maar beperkt houdbaar, terwijl de data ook voor de langere termijn veilig gesteld moeten worden. Tot slot moet de informatie ook door mensen buiten de eigen organisatie, in het openbaar, lang vindbaar zijn. Daar is een DMS ook niet op ingesteld.

Kan ik (als overheid of als particulier) mijn digitale informatie zo bij een e-Depot inleveren?

Het Zeeuws e-Depot is beschikbaar voor overheden, gemeenschappelijke regelingen en ook voor Zeeuwse bedrijven, organisaties particuliere stichtingen en verenigingen. U zult in alle gevallen zelf de te bewaren bestanden geschikt moeten maken voor overbrenging naar het e-Depot. Daar helpt het Zeeuws Archief u graag bij. Heeft u vragen over het in bewaring geven of schenken van particuliere digitale bestanden? Stuurt u s.v.p. een email naar archieven@zeeuwsarchief.nl.

Landelijke e-Depot monitor

Iedere overheidsorganisatie is autonoom in de beslissing waar men de digitale informatie voor lange tijd beheert of laat beheren, mits het een kwalitatief goede voorziening is.
Binnen het programma e-Depot Zeeuwse overheden is het initiatief genomen tot een e-Depot monitor waarin een aantal e-Depots naast elkaar zijn gezet.

Kan iemand me hierbij helpen?

De overheden en archiefinstellingen in Zeeland werken samen op het punt van digitaal informatiebeheer, om kennis te ontwikkelen en te delen met elkaar. Dit is het Programma e-Depot Zeeuwse overheden.

De Handreiking digitaal informatiebeheer op orde is een prima instrument om in beeld te krijgen wat er moet gebeuren inclusief voorbeelden en nuttige documenten. Het is ontwikkeld door Zeeuwse collega’s voor collega’s in Zeeland en daarbuiten.
U kunt uw vraag ook mailen naar de coördinator van het programma edepot@zeeuwsarchief.nl.

Kan ik een e-Depot in werking zien?

Het is mogelijk om bij het Zeeuws Archief een demonstratie bij te wonen van het e-Depot. Neemt u daarvoor contact op met het Zeeuws Archief via edepot@zeeuwsarchief.nl.

Als u zich abonneert op de nieuwsbrief wordt u automatisch op de hoogte gehouden over de voortgang van de deelprojecten en bijeenkomsten binnen het programma e-Depot. Stuur een mail naar edepot@zeeuwsarchief.nl en u komt op de verzendlijst.

Gaat het alleen om digitaal aangemaakte documenten en bestanden of ook om gedigitaliseerd materiaal?

Het gaat om alle digitale bestanden die voor langere tijd bewaard moeten worden dus zowel digitaal aangemaakt als gedigitaliseerd. Wel is het zaak om de eventuele relatie met papieren bestanden in een dossier te bewaken door middel van het toekennen van metadata. Cruciaal is dat de informatie in de context waarin het is gevormd, vindbaar blijft.

Kan ik ook informatie uit andere applicaties dan een DMS overbrengen naar een e-Depot?

Jazeker, alle te bewaren informatie zal in het e-Depot worden opgenomen, dus ook digitaal materiaal uit andere applicaties. Het is van belang om van te voren goed te selecteren welke documenten voor opname in het e-Depot in aanmerking komen. Ook dit materiaal zal voor opname in het e-Depot geschikt moeten worden gemaakt, onder meer door het toekennen van metadata.

Wat zijn metadata en wat is het TMLO?

Metadata of metagegevens zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven (zie: NEN-ISO 15489-1). Metadata zijn eigenlijk gegevens over gegevens: ze vertellen meer over een document of informatie. Van bijvoorbeeld overheidsdocumenten worden metadata vastgelegd zoals de opsteller van een document, wanneer het is aangemaakt, of er wijzigingen zijn doorgevoerd, het bestandsformaat, de bestandsgrootte, etc. Sommige metadata worden automatisch vastgelegd, andere moeten handmatig worden toegevoegd.

Het vastleggen van metagegevens is essentieel voor het vaststellen van de betrouwbaarheid van die informatie en maakt daarnaast het beheren en ontsluiten van informatie mogelijk. Door de opmars van Google en het full-text doorzoeken van grote hoeveelheden tekst, is het misverstand wijdverbreid geraakt dat er aan de ontsluiting van informatie nog maar weinig energie hoeft te worden besteed. Echter, niet alle (digitale) archiefstukken zijn tekstbestanden. Ook GIS-bestanden, CAD-tekeningen en alle andere denkbare vormen van informatie in alle mogelijke systemen waarmee informatie bij de uitvoering van taken wordt ontvangen, bewerkt of beheerd, zijn van belang voor de bedrijfsvoering.

Metagegevens zijn verder van groot belang voor interpretatie en uitwisseling van informatie. Zo kan in het geval van digitale informatie onder meer worden vastgesteld wat, wanneer en door wie in welk systeem werd vastgelegd en wie deze informatie wanneer en met behulp van welk systeem gewijzigd of geraadpleegd heeft. Omdat overheidsorganisaties in toenemende mate van elkaar afhankelijk zijn voor het verkrijgen van de voor hun primaire proces benodigde informatie, is soepele uitwisseling essentieel. Dat is enkel mogelijk indien de gegevens over die informatie op een gestandaardiseerde manier zijn vastgelegd. Tot slot zijn metagegevens ook voor de duurzame bewaring van de informatie in een e-Depot een randvoorwaarde. (BRON: TMLO 2014)

Staat uw vraag er niet bij?

Voor uw eigen vragen of meer informatie kunt u contact opnemen met het Programma e-Depot Zeeuwse Overheden via edepot@zeeuwsarchief.nl of 0118-876800.


Links

Op de Archiefwiki worden onder meer begrippen en terminologie rondom het digitaal archiveren en het e-Depot uitgelegd.

Bookmark and Share