Resultaten pilot webarchivering gepresenteerd

Tijdens een bijeenkomst in de raadzaal van de gemeente Middelburg werd op 27 juni 2017 het eindrapport van de pilot webarchivering gepresenteerd. Het rapport werd in digitale vorm overhandigd aan wethouder Arjan Beekman van de gemeente Middelburg en aan Hannie Kool, directeur van het Zeeuws Archief.

Pilot Webarchivering overhandiging eindrapport 27 juni 2017. Foto: Zeeuws Archief-LMH
Arjan Beekman, wethouder van de gemeente Middelburg, en Hannie Kool-Blokland, directeur van het Zeeuws Archief, kregen beide het eindrapport van de pilot webarchivering overhandigd. Foto: Zeeuws Archief/LH.

Lees het eindrapport Pilot webarchivering gemeente Middelburg en Zeeuws Archief online.

Webarchivering is belangrijk

De website www.middelburg.nl speelt een belangrijke rol in het contact met burgers en bedrijven en fungeert in toenemende mate als digitaal stadskantoor. Het is dan van belang ook de gemeentelijke website te archiveren en in het e-Depot te bewaren en te beheren, net zoals we ook onze analoge en digitale archieven beheren, zei Arjan Beekman, wethouder van onder meer communicatie en dienstverlening, ICT en archief. Hannie Kool-Blokland, directeur van het Zeeuws Archief, beaamde dat. Websites vallen onder de Archiefwet en dienen te worden bewaard. Deze pilot is belangrijk om ervaring op te doen met het archiveren van websites. De website van de gemeente Middelburg kan worden beheerd in het Zeeuws e-Depot.

“De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de website correcte informatie biedt en up to date is”.

Kees de Ridder van het Zeeuws Archief. Foto: Zeeuws Archief-LMH Kees de Ridder van het Zeeuws Archief geeft uitleg over het belang van webarchivering en licht de pilot toe. Foto: Zeeuws Archief/LH.

Kees de Ridder en Stefan Schrier van het Zeeuws Archief en Edward van Unnik van de gemeente Middelburg gaven een toelichting op de pilot webarchivering.

Sinds 2011 archiveert marktpartij Capsis één keer per week de website door het maken van snapshots (momentopnames). De vraag was in hoeverre deze vorm van archivering voldoet aan de eis van duurzame toegankelijkheid. Om deze vraag te kunnen beantwoorden voerden de gemeente Middelburg en het Zeeuws Archief een pilot uit met de gemeentelijke website.

e-Depot

Het Zeeuws Archief beschikt over een e-Depot en voert verschillende pilots uit met Zeeuwse overheden om ervaring op te doen met de opname van verschillende soorten digitale bestanden. De pilot webarchivering paste uitstekend in deze ontwikkeling.

Stefan Schrier van het Zeeuws Archief. Foto: Zeeuws Archief-LMH
Stefan Schrier van het Zeeuws Archief licht de technische kant van webarchivering toe. Foto: Zeeuws Archief/LH.

Uitvoering technische onderdelen

De pilot startte in juli 2016 en werd afgerond in juni 2017. De scope bestond uit drie onderdelen. Allereerst zijn de snapshots van Capsis opgenomen in het e-Depot. Vervolgens werd de live website van de gemeente opgenomen in het e-Depot. Beide opnames zijn succesvol verlopen. Voor het raadplegen van de inhoud is nog wel aanvullende actie nodig. Zo moet Capsis ervoor zorgen dat de snapshots onafhankelijk van de eigen applicatie raadpleegbaar zijn. Om ook de live website zonder enig hulpmiddel te kunnen bekijken in het e-Depot dient de betreffende software nog te worden doorontwikkeld.

Handboek webarchivering

Edward van Unnik, gemeente Middelbur. Foto: Zeeuws Archief-LMH Edward van Unnik van de gemeente Middelburg gaat in op de huidige archiveringspraktijk bij de gemeente Middelburg. Foto: Zeeuws Archief/LH.

Naast deze twee vooral technische onderdelen is het ook van belang om de organisatie en het beheer goed te regelen. Een van de aanbevelingen is dan ook dat de gemeente Middelburg een handboek webarchivering opstelt. Hierin dienen onder meer de verantwoordelijkheden van het beheer van de website te worden geregeld en de onderdelen en de onderlinge samenhang inzichtelijk te worden gemaakt. Ook de eisen van wet- en regelgeving moeten in kaart worden gebracht, evenals de frequentie van archivering. Tevens dient de termijn van overbrenging naar het Zeeuws e-Depot te worden bepaald.

Webarchivering

Webarchivering staat zowel nationaal als internationaal nog in de kinderschoenen en is volop in ontwikkeling. Dit rapport is weliswaar het eindproduct van de pilot, maar is vooral een basis om verdere stappen te zetten.

Gestrikt archiefdoosje

Hoe bied je nu een rapport over webarchivering aan? Daar hoefden Kees, Stefan en Edward niet lang over na te denken. Binnen enkele seconden stond het rapport op een USB-stick. Maar ja, het oog wil ook wat… Een geschenk dat met zorg en aandacht en toepasselijk is verpakt heeft al de helft gewonnen. Vandaar dat de USB-stick netjes werd verpakt in een analoog archiefdoosje, met een mooi gekrulde Zeeuws Archief-blauwe strik!

Archiefdoosje met USB-stick met daarop het eindrapport pilot webarchivering. Foto: Zeeuws Archief-AWK
Zeeuws Archief-blauw gestrikt archiefdoosje met daarin de USB-stick met daarop het eindrapport van de pilot webarchivering. Foto: Zeeuws Archief/AWK.

Bookmark and Share