Resultaten pilot digitaal archiveren raadsinformatiesysteem Veere gepresenteerd

In de raadzaal van de gemeente Veere presenteerden de gemeente en het Zeeuws Archief op dinsdagmiddag 26 september 2017 de resultaten van hun gezamenlijke pilot e-Depot. De pilot liep van december 2016 tot en met juni 2017. Doel van de pilot was alle informatie die ontstaat gedurende een raadsvergadering, inclusief audiotulen en videotulen, digitaal te archiveren in het Zeeuws e-Depot. Wethouder René Molenaar van de gemeente Veere en directeur Hannie Kool-Blokland van het Zeeuws Archief kregen als eersten het digitale resultaatrapport uitgereikt.

Wethouder René Molenaar en directeur Hannie Kool-Blokland

Wethouder René Molenaar en directeur Hannie Kool-Blokland nemen als eersten de resultaten van de pilot in ontvangst. Foto: Zeeuws Archief/Leo Hollestelle.

De gemeente Veere wilde graag inzicht krijgen in de rol die een e-Depot kan spelen in de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. De Archiefwet verplicht overheden immers om hun digitale informatie net als de analoge ook in goede en geordende staat te archiveren en toegankelijk te houden.

Co de Feijter licht het doel van de pilot toe

Co de Feijter licht toe wat het doel was van de pilot voor gemeente Veere. Foto: Zeeuws Archief/Leo Hollestelle.

Het Zeeuws Archief beschikt over een e-Depot voor digitale archivering en voert met verschillende Zeeuwse overheden pilots uit om ervaring op te doen met het opnemen en toegankelijk houden van diverse soorten digitale bestanden.

“Pilot vind ik een toverwoord. Een pilot geeft je de mogelijkheid al doende te leren en te ontwikkelen.”

Tijdens de pilot hebben beide partijen ervaring opgedaan met het opnemen van een volledige raadsvergadering inclusief audiotulen en videotulen in het e-Depot. Verder heeft het metadateren conform het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) de basis gelegd voor een gemeentebreed toepassingsprofiel. Bovendien zijn de verschillende informatiebronnen van het gemeentelijke raadsinformatiesysteem en hun onderlinge samenhang in kaart gebracht met behulp van processchema’s. “In die zin vind ik ‘pilot’ een toverwoord. Je blijft niet eindeloos met elkaar praten en overleggen, maar je gaat tegelijkertijd concreet samen aan de slag. Dat geeft je de mogelijkheid om al doende te leren en te ontwikkelen,” aldus René Molenaar, wethouder van onder meer onderwijs, kunst en cultuur.

Stefan Schrier licht de uitvoering en de resultaten toe

Door de adviserende en dienstverlenende rol van het Zeeuws Archief werd de gemeente Veere geholpen bij het oplossen van de vraagstukken rondom metadatering en de inrichting van het informatiebeheersysteem Corsa. Veere kon zodoende aan de leverancier van Corsa duidelijk maken wat nodig is voor een soepele opname in het e-Depot. De inrichting van Corsa bleek grotendeels aan te sluiten op de eisen die het TMLO aan metadatering stelt. De exporttool van Corsa liet de voorbereiding op opname zelfs sneller verlopen dan van te voren was geraamd. De raadpleegfunctie vergt nog wel aanvullend onderzoek.

Stefan Schrier van het Zeeuws Archief licht de uitvoering en de resultaten van de pilot toe. Foto: Zeeuws Archief/Leo Hollestelle.

Processchema

Het processchema dat de verschillende onderdelen van de raadsvergadering en hun onderlinge samenhang in kaart brengt. Foto: Zeeuws Archief/Leo Hollestelle.

“Deze intensieve en leerzame samenwerking biedt een mooie basis voor het vervolg.”

De directeur van het Zeeuws Archief is blij met de positieve resultaten van de pilot en met de intensieve en leerzame samenwerking: “Dat biedt een mooie basis voor het vervolg.” Wethouder Molenaar bevestigt dat en concludeert dat het Zeeuws e-Depot goed aansluit op de behoefte van de gemeente Veere aan duurzaam informatiebeheer: “Want nu opname van de digitale raadsinformatie succesvol is verlopen, willen we gestaag verder met het aansluiten van de andere daarvoor in aanmerking komende informatiesystemen. Dat is nog een langdurig proces dat de nodige technische en procesmatige inspanningen zal vergen.” De gemeente Veere start het aansluittraject op het Zeeuws e-Depot met het raadsinformatiesysteem.

Lees het eindrapport ‘Van raadsinformatiesysteem Veere naar Zeeuws e-Depot’ met daarin het verloop van de pilot, de resultaten, conclusies, aanbevelingen en vervolgstappen.

Bookmark and Share